L’entreprise: Gruppo ceramiche del conca
Le groupe est composé de trois entreprises, de quatre marques (Ceramica del Conca, Ceramica Faetano, Pastorelli et Del Conca USA) et de quatre sites de production. Fondée en 1978, l’entreprise constitue aujourd’hui une référence dans son secteur, avec un chiffre d’affaires supérieur à 130 millions d’euros.
Ces dernières années, Ceramica Del Conca a entrepris un important projet de digitalisation des documents et des processus métier afin d’améliorer l’efficacité des activités à faible valeur ajoutée liées aux opérations manuelles et répétitives, tout en intégrant plus étroitement les flux documentaires aux systèmes de gestion déjà en place.
Le besoin
La gestion des documents des cycles clients et fournisseurs à l’échelle du groupe était fragmentée et fortement dépendante de processus papier manuels. La numérisation reposait encore sur des scans avec codes-barres, tandis que les flux documentaires variaient d’une Business Unit à l’autre. À cela s’ajoutaient des processus d’approbation peu fluides, des bons de livraison encore au format papier et un accès aux documents insuffisamment intégré au CRM, entraînant des ralentissements dans les opérations quotidiennes.
Les objectifs étaient clairs:
- Gérer de manière intégrée et homogène l’ensemble du cycle documentaire, côté clients comme fournisseurs.
- Remplacer les impressions, les documents papier et les archives physiques par des processus entièrement numériques.
- Intégrer SAP, ARXivar et le CRM afin de simplifier les opérations et d’améliorer l’accès à l’information.
La solution
Talea Consulting a accompagné le Gruppo Ceramica Del Conca dans la mise en œuvre d’une solution basée sur ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence et les composants applicatifs de Talea Consulting (Document Connector, Document Viewer et T-Signer).
Cycle fournisseurs
Grâce à l’intelligence artificielle intégrée au processus fournisseurs, les documents sont automatiquement lus et indexés. Les informations pertinentes sont extraites puis associées au profil documentaire créé par SAP dans ARXivar.
Cycle clients
Les bons de livraison clients sont générés automatiquement au format numérique, signés via une signature graphométrique par le client ou le transporteur, puis archivés immédiatement dans ARXivar.
Les utilisateurs peuvent consulter directement depuis le CRM l’ensemble des documents archivés dans ARXivar.
Les bénéfices
a { text-decoration: none; color: #464feb; } tr th, tr td { border: 1px solid #e6e6e6; } tr th { background-color: #f5f5f5; }La mise en œuvre de cette solution a permis au Gruppo Ceramica Del Conca d’améliorer significativement la gestion de ses processus. Aujourd’hui, 80 % des documents du cycle fournisseurs sont classifiés automatiquement, dans un environnement impliquant plus de 450 utilisateurs et la gestion de plus de 200 000 documents par an.
L’optimisation des cycles fournisseurs et clients a permis de :
- Éliminer les codes-barres et les impressions papier, pour une gestion documentaire plus simple, plus rapide et plus durable.
- Accroître l’efficacité opérationnelle grâce à la réduction des tâches manuelles et des temps de traitement.
- Assurer une traçabilité complète des documents et des processus, avec un meilleur contrôle à chaque étape.
- Comparer automatiquement les informations afin d’accélérer les vérifications et de réduire les erreurs et incohérences.
- Améliorer la qualité des données grâce à des informations plus fiables, cohérentes et facilement accessibles.
