L’objectif d’ABLE Tech est de créer et de gérer un système de conservation numérique qui offre à ses clients tous les avantages générés par l’utilisation d’un système technologique moderne : tant pour l’administration publique que pour les clients privés.
Lorsqu’il s’agit de l’administration publique, il est impératif de prêter attention au besoin d’une conservation numérique conforme à long terme (dans de nombreux cas, il est nécessaire de conserver des documents administratifs informatisés pour des périodes de plus de 20 ans, voire indéfiniment).
Lorsqu’il s’agit en revanche d’entreprises privées, les délais de conservation sont généralement plus courts (souvent 10 ans ou un peu moins), mais il est essentiel que le service de conservation conforme soit intégré aux systèmes de l’entreprise pour une synergie vertueuse qui apporte des avantages à l’ensemble du cycle de gestion des documents en termes de planification et de simplification.
Pour atteindre ces objectifs, ABLE Tech propose un système de conservation de haute sécurité et qualité. Comment ?
- En contrant l’obsolescence des formats
- En permettant l’accès, l’intégrité et la lisibilité de l’information à court et à long terme
- En assurant un suivi constant des mises à jour réglementaires afin de rester toujours conforme à la législation en vigueur.
De plus, afin de garantir la préservation du patrimoine documentaire de nos clients, en cas de cessation des activités de conservation ou de changement de mission de l’entreprise, nous nous engageons à informer rapidement tous les clients du service IX-CE via les canaux contractuels établis. Cette communication précisera une ou plusieurs options permettant au client de poursuivre la conservation numérique de ses documents en toute continuité.
Cela est possible en sachant que les paquets de stockage qui composent les archives de conservation sont réalisés conformément au principe d’interopérabilité et aux normes définies par la législation en vigueur, en particulier l’UNI 11386 – Norme SInCRO – Support pour l’interopérabilité dans la conservation et l’extraction des objets numériques.
Il est essentiel pour nous d’offrir à nos clients des services qui répondent au principe de transparence, et nous nous engageons donc dans une série d’initiatives visant à contrôler et à certifier nos activités : nous le faisons par le maintien des certifications ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 et ISO 9001 ou par des audits périodiques réalisés soit par du personnel interne compétent, soit par des organismes de certification accrédités par ACCREDIA, ou encore par le biais de :
- Évaluations et révisions périodiques, en fonction de l’évolution de la réglementation et de la technologie
- Publication du manuel de conservation sur le site institutionnel de l’AgID (l’autorité italienne en charge de la digitalisation)
- Définition de clauses contractuelles aussi claires que possible, de manière à ce qu’elles soient faciles à lire et à interpréter par le client
- Informations aux clients sur les services offerts et les nouveautés réglementaires, à la fois de manière active (via des bulletins d’information et des publications sur le site web de l’entreprise) et en étant simplement à la disposition des clients (via le service clientèle, par téléphone, portail dédié, e-mail et messagerie instantanée).
