Workflows au service de toutes les fonctions de l’entreprise

Un workflow unique gère l’ensemble du processus, de la demande de devis saisie via le portail, à la collaboration entre le service technique et le service commercial, jusqu’au chargement du devis.

Les dates d’échéance des contrats sont surveillées afin d’en assurer le renouvellement. Le système avertit automatiquement l’utilisateur de la nécessité d’une révision.

Le processus de gestion des tickets est entièrement automatisé : de la prise en charge jusqu’à la clôture du ticket.

La facture électronique générée par le logiciel de gestion est automatiquement contrôlée et transmise. Ensuite, ARXivar reçoit les notifications du SdI et, selon leur type, déclenche des processus automatiques spécifiques.

ARXivar attribue la gestion de la notification à un utilisateur prédéfini afin qu’il puisse vérifier le motif du rejet et corriger l’anomalie dans les délais prévus pour la TVA.

Un processus automatique envoie un e-mail au client, avec en pièce jointe le PDF de la facture émise, afin de l’informer de sa non-réception et de lui demander de télécharger l’original depuis le site de l’Administration fiscale italienne.

Suite à la génération de la RDA, un workflow de validation est déclenché et se termine par la création de l’ODA qui, une fois approuvé et signé électroniquement, est envoyé au fournisseur.

Le DDT généré par le système informatique n’est plus imprimé ni remis au transporteur, mais est mis à disposition au format numérique via tablette ou lien, aussi bien au fournisseur qu’au destinataire.

Le fournisseur saisit la facture via un portail web. Après le rapprochement entre l’ODA et la facture, le système déclenche le workflow d’approbation de la facture et du paiement.

Différentes tâches opérationnelles séquentielles ou simultanées impliquent les utilisateurs concernés dans les délais appropriés : de la demande d’embauche et de la préparation de la documentation jusqu’à la rédaction du contrat et l’inscription sur le registre de paie.

Un véritable dossier numérique pour chaque collaborateur qui regroupe son « historique professionnel » ainsi que la documentation habituellement partiellement archivée dans des dossiers du système de fichiers et encore en partie au format papier.

Le système collecte et mémorise les notes de frais saisies directement par le salarié via smartphone ou ordinateur. Le service des ressources humaines dispose de listes déjà organisées et de rapports répartis par mois.

ARXivar accompagne l’utilisateur dans toutes les étapes de la gestion de la réclamation : enregistrement de la demande, affectation, clôture du dossier et communication au client.

Un workflow informe les responsables des tâches en attente et autorise la saisie des informations requises. En cas de retard dans l’exécution des activités, les responsables sont automatiquement avertis.

ARXivar se place au cœur de la gestion des processus de violation de données (Data Breach) pour la classification de la violation et l’envoi des notifications aux personnes concernées et aux autorités compétentes. Des rapports détaillés fournissent des informations sur le nombre et les catégories de données violées, ainsi que sur l’impact sur les traitements et les délais de gestion.