LA EMPRESA: Gruppo ceramiche del conca
El Grupo está formado por tres empresas, cuatro marcas (Ceramica del Conca, Ceramica Faetano, Pastorelli y Del Conca USA) y cuatro plantas de producción. Fundada en 1978, la compañía es un referente en su sector y registra una facturación superior a los 130 millones de euros.
En los últimos años, Ceramica Del Conca ha emprendido un proceso de digitalización de documentos y procesos empresariales con el objetivo de hacer más eficientes las actividades de bajo valor añadido relacionadas con operaciones manuales y repetitivas, integrando de forma más eficaz los flujos documentales con los sistemas de gestión ya existentes.
LA NECESIDAD
La gestión de los documentos de los procesos de compras y ventas de todo el Grupo estaba fragmentada y dependía en gran medida de procedimientos manuales en papel. La digitalización seguía basándose en escaneos con códigos de barras, mientras que los flujos documentales variaban entre las distintas unidades de negocio.
A ello se sumaban procesos de aprobación poco ágiles, albaranes todavía en formato papel y una consulta documental no completamente integrada en el CRM, lo que generaba inevitables retrasos en las actividades diarias.
Los objetivos eran claros:
- Gestionar de forma integrada y homogénea todo el ciclo documental de compras y ventas.
- Eliminar impresiones, documentos en papel y archivos físicos en favor de procesos totalmente digitales.
- Integrar SAP, ARXivar y el CRM para simplificar las operaciones y mejorar el acceso a la información.
LA SOLUCIÓN
Talea Consulting acompañó a Gruppo Ceramica Del Conca en la implantación de una solución basada en ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence y los componentes de software de Talea Consulting (Conector de Documentos, Visor de Documentos y T-Signer).
Proceso de compras
Gracias a la inteligencia artificial integrada en el proceso de compras, los documentos se leen y clasifican automáticamente. La información relevante se extrae y se vincula al perfil documental creado por SAP en ARXivar.
Proceso de ventas
Los albaranes de cliente se generan automáticamente en formato digital, son firmados mediante firma biométrica por el cliente o el transportista y se archivan inmediatamente en ARXivar.
Los usuarios pueden consultar directamente desde el CRM todos los documentos almacenados en ARXivar.
LOS BENEFICIOS
La implantación de la solución permitió a Gruppo Ceramica Del Conca mejorar significativamente la gestión de sus procesos. Actualmente, el 80 % de los documentos del proceso de compras se clasifican de forma automática, en un entorno con más de 450 usuarios y más de 200.000 documentos al año.
La optimización de los procesos de compras y ventas ha permitido:
- Eliminar el uso de códigos de barras e impresiones en papel, logrando una gestión documental más sencilla, rápida y sostenible.
- Mejorar la eficiencia operativa gracias a la reducción de tareas manuales y tiempos de procesamiento.
- Garantizar la trazabilidad completa de documentos y procesos, con un mayor control en cada fase operativa.
- Comparar automáticamente la información para agilizar las verificaciones y reducir errores e inconsistencias.
- Mejorar la calidad de los datos mediante información más fiable, coherente y fácilmente accesible.
