Un flux de documents est une procédure standardisée par laquelle un document peut être créé/acquis, signé, répertorié, modifié et enfin stocké conformément aux normes. L’utilisation de flux de documents permet ainsi à chaque organisation de gérer le cycle de vie d’un document de manière efficace.
Qu’est-ce qu’un flux de documents?
1. Création
Des modèles d’entreprise prédéfinis permettent de générer différents types de documents (offres, communiqués de presse, factures, etc.) directement depuis le système
2. Validation
Le document généré peut être intégré dans un flux d’approbation. Chaque utilisateur impliqué peut suivre l’état d’avancement de l’approbation.
3. Distribution
Comme étape supplémentaire du flux, le document peut être envoyé automatiquement, par e-mail ou via un lien, à des listes de distribution spécifiques
4. Conservation
La conservation numérique est l’étape finale nécessaire pour une véritable gestion sans papier du cycle de vie du document, garantissant pleinement sa valeur probante
Gestion de l’offre
MODÈLES STANDARDISÉS ET RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE
L’offre est générée à l’aide d’un modèle prédéfini. Un flux de travail vérifie la présence de toutes les informations nécessaires et lance le processus d’approbation en impliquant les approbateurs en fonction de la zone, des montants et du type de client. À la fin du cycle d’approbation, l’offre est automatiquement envoyée au client.
Gestion des circulaires
ENVOI AUTOMATIQUE ET CIRCULAIRES ORGANISÉES
Le flux de génération d’une circulaire commence par la demande d’un service, immédiatement soumise à approbation. Ensuite, la circulaire est automatiquement numérotée, répertoriée et envoyée à une liste spécifique, interne ou externe. Les circulaires sont toujours organisées, facilement accessibles et reliées à leurs destinataires respectifs
Convocation du CA
GESTION RIGOUREUSE DES DOCUMENTS MÊME À DISTANCE
Le flux de travail commence par l’envoi de la convocation contenant l’ordre du jour (ODJ) et les documents liés à chaque point. Ensuite, le flux de travail prévoit:
- La collecte des réponses de chaque participant convoqué
- L’ouverture du CA à distance
- La discussion avec modification en temps réel des points non approuvés
- La génération automatique du compte rendu, l’approbation avec signature numérique et l’envoi
RGPD - Violation de données
RESPECT DES PROCÉDURES GARANTI ET SIMPLIFIÉ
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) oblige les organisations à notifier toute fuite ou compromission de données à l’autorité compétente et aux utilisateurs concernés dans un délai de 72 heures.
Un système de flux de documents permet de rédiger et d’envoyer rapidement les notifications grâce à des modèles prédéfinis et à des processus surveillés