Ein Dokumenten-Workflow ist eine standardisierte digitale Prozedur, mit der ein Dokument erstellt/erfasst, unterschrieben, protokolliert, geändert und schließlich gesetzeskonform aufbewahrt werden kann. Die Nutzung von Dokumenten-Workflows ermöglicht es jeder Organisation, den Lebenszyklus eines Dokuments effizient zu verwalten.
Was ist ein Dokumenten-Workflow?
1. Erstellung
Vordefinierte unternehmensspezifische Vorlagen ermöglichen die Erstellung verschiedener Dokumenttypen direkt aus dem System (Angebote, Pressemitteilungen, Rechnungen etc.)
2. Validierung
Das erstellte Dokument kann in einen Genehmigungs-Workflow integriert werden. Jeder beteiligte Nutzer hat Einblick in den Fortgang der Genehmigungsprozedur
3. Verteilung
Als weiterer Workflow-Schritt kann das Dokument automatisch per E-Mail oder Link an spezifische Verteilerlisten verschickt werden
4. Aufbewahrung
Die digitale Archivierung ist der letzte Schritt, der für eine wirklich papierlose Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten und eine vollständige Beweissicherung erforderlich ist
Handhabung von Angeboten
STANDARISIERTE VORLAGEN UND AUTOMATISCHE ABSTIMMUNG
Das Angebot wird über eine vordefinierte Vorlage erstellt. Ein Workflow prüft das Vorhandensein aller erforderlichen Informationen und führt den Genehmigungsprozess durch, indem er die Genehmiger je nach Region, Betrag und Kundentyp einbezieht. Nach Abschluss des Genehmigungszyklus wird das Angebot automatisch an den Kunden verschickt
Handhabung von Rundschreiben
AUTOMATISCHER VERSAND UND ORGANISIERTE RUNDSCHREIBEN
Der Workflow zur Erstellung eines Rundschreibens beginnt mit der Anfrage einer Abteilung, die sofort zur Genehmigung eingereicht wird. Danach wird das Rundschreiben automatisch nummeriert, protokolliert und an eine spezifische interne oder externe Liste gesendet. Die Rundschreiben sind stets entsprechend angeordnet, leicht auffindbar und mit den jeweiligen Empfängern verknüpft.
Einberufung des Verwaltungsrates
HANDHABUNG DER DOKUMENTE AUCH AUS DER FERNE
Der Workflow beginnt mit dem Versand der Einladung zur Versammlung, die eine Tagesordnung und verlinkte Dokumente für jeden Punkt der Tagesordnung enthält. Anschließend sieht der Workflow Folgendes vor:
- Erfassung der Antworten aller Eingeladenen
- Eröffnung der Versammlung aus der Ferne
- Diskussion mit Live-Änderung nicht genehmigter Punkte
- Automatische Erstellung des Protokolls, Genehmigung mit digitaler Signatur und Versand.
- DSGVO – Datenschutzverletzung
DSGVO - Datenschutzverletzung
GARANTIERTE UND VEREINFACHTE EINHALTUNG DER RROZEDUREN
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Organisationen, innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde und den betroffenen Nutzern eventuelle Verstöße oder Gefährdungen zu melden.
Ein Dokumenten-Workflow-System ermöglicht es, Mitteilungen dank vordefinierter Vorlagen und überwachter Prozesse rechtzeitig zu erstellen und zu versenden.