Conservazione Sostitutiva

Rechtskonforme digitale Archivierung

Ab dem 1 . Januar 2022 gelten die AgID-Leitlinien für die Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente.

Able Tech hat ein spezielles Servicepaket für Sie zusammengestellt.

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Die Rechtskonforme digitale Archivierung, deren korrekte Bezeichnung gesetzeskonforme digitale Archivierung lautet, ist das IT-Verfahren, das es ermöglicht, elektronische Dokumente innerhalb des betriebseigenen Dokumentenmanagementsystems zu schützen, aufzubewahren und ihren rechtlichen Wert zu gewährleisten.

Definition der gesetzeskonformen Rechtskonforme digitale Archivierung

Genauer gesagt: Wozu dient die digitale Archivierung? Die gesetzeskonforme, digitale Archivierung ist der Prozess, der die Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit elektronischer Dokumente garantiert, wie es der Kodex der digitalen Verwaltung, der auch als CAD bekannt ist, und die aktuellen AgID-Leitlinien verlangen.

Die gesetzeskonforme digitale Archivierung unterscheidet sich von einer üblichen Archivierung durch die Beweiskraft, die durch die elektronische Signatur und das Anbringen des Zeitstempels bescheinigt wird.

Die Anforderungen der Unveränderbarkeit, Authentizität und Rechtsgültigkeit eines elektronisch oder digital gespeicherten Computerdokuments werden durch denHashwert, die digitale Signatur und den Zeitstempelgewährleistet.

Diese zivilrechtlichen Garantien ermöglichen den rechtlichen Schutz von Dokumenten im Laufe der Zeit, sowohl beim Übergang von der analogen zur digitalen Form als auch direkt in ihrem digitalen Format.

Es ist daher leicht zu verstehen, dass dieser Schritt die öffentliche Verwaltung oder private Unternehmen vor dem möglichen Verlust des rechtlichen Wertes und der Beweiskraft der gespeicherten Dokumente schützt.

  • Fortentwicklung der Verwaltungsprozesse im Unternehmen
  • Zusammenarbeit mit Kunden/Lieferanten
  • Sofortiger Abruf von Dokumenten
  • Loslösung von physischen Arbeitsplätzen
  • Sicherheit der verarbeiteten Daten
  • Beseitigung von Beschränkungen bei der Vorlage bei den Kontrollbehörden

  • Abschaffung der Papierarchive
  • Andere Nutzung von frei gewordenem Raum
  • Paperless
  • Budget-Einsparungen
  • Einsparung der Stempelsteuer für das Hauptbuch
  • Umstellung des Personals auf mehr Professionalität
  • Umweltfreundliche Wahl

Welche Dokumente können digital archiviert werden?

Es muss unterschieden werden zwischen nicht einmaligen Dokumenten (ausgestellte und empfangene Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Frachtbriefe, Einheitliche Bescheinigungen, Spesenabrechnungen und -quittungen, Einheitsbuch der Arbeit usw.), für die es immer möglich ist, eine rechtskonforme elektronische oder digitale Speicherung vorzunehmen, und einmaligen Originaldokumenten, d.h. Papierdokumente mit handschriftlicher Unterschrift, für die hingegen eine vorherige Prozesszertifizierung erforderlich ist, und einmaligen Dokumenten, die direkt aufbewahrt werden können, wie z.B. zertifizierte E-Mails.

Es gibt auch Fälle, in denen die digitale Archivierung aufgrund des verbindlichen Charakters des Dokuments nicht zulässig ist, z. B. bei Dokumenten von erheblichem historischem Interesse, oder in anderen Fällen, in denen eine rechtliche Verpflichtung besteht, wie im Fall der elektronischen Rechnungen an SdI.

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ARXivar-Lösungen für die digitale Archivierung

Sie fragen sich, wie Sie elektronisch speichern können? Die Rechtskonforme digitale Archivierung kann ausgelagert werden.

Wir bieten einen Outsourcing-Service an, indem wir alle Phasen des elektronischen Speicherungsprozesses im Namen des Unternehmens übernehmen, einschließlich ständiger technischer und rechtskonformer Systemaktualisierungen.

In Fällen, in denen der Archivierungsdienst einem Dritten anvertraut wird, wird im Aufbewahrungsprozess zwischen den Rollen des Archivierungsbeauftragters (eine Person innerhalb oder außerhalb des Kunden) und des Verantwortlichen des Archivierungsdienstes (eine Person innerhalb des Archivierungsdienstes) unterschieden).

Able Tech hat sich zum Ziel gesetzt, ein digitales Archivierungssystem zu schaffen und zu verwalten, das seinen Kunden alle Vorteile bietet, die sich aus der Nutzung eines modernen technologischen Systems ergeben: sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Privatkunden.

Wenn es sich um die öffentliche Verwaltung handelt, muss unbedingt auf die Notwendigkeit einer langfristigen elektronischen Speicherung geachtet werden (in vielen Fällen ist es notwendig, computergestützte Verwaltungsdokumente über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren oder sogar unbegrenzt aufzubewahren).

Bei Privatunternehmen hingegen sind die Aufbewahrungsfristen in der Regel kürzer (oft 10 Jahre oder etwas weniger), aber es ist wichtig, dass die vorschriftsmäßige Archivierung in die Systeme des Unternehmens integriert wird, um eine positive Synergie zu erzielen, die dem gesamten Dokumentenmanagementzyklus Vorteile in Bezug auf Planung und Vereinfachung bringt.

Um diese Ziele zu erreichen, bietet ABLE Tech ein hochsicheres und hochwertiges Archivierungssystem. Wie?

  • Indem eine Veralterung der Formate vermieden wird
  • Zugang, Integrität und Lesbarkeit von Informationen auf kurze und lange Sicht gewährleistet sind
  • Aktualisierungen der Rechtsvorschriften überwacht werden, damit wir immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sind

Um den Dokumentenbestand unserer Kunden zu schützen, verpflichten wir uns außerdem, alle Kunden des IX-CE-Dienstes im Falle einer Beendigung der Archivierungsaktivitäten oder einer Änderung des Unternehmensauftrags rechtzeitig über die vertraglich vereinbarten Kanäle zu informieren und ihnen eine oder mehrere Optionen für die weitere digitale Archivierung ihrer Dokumente anzubieten.

Dies ist möglich, da wir wissen, dass die Speicherpakete, aus denen das Archiv besteht, nach dem Prinzip der Interoperabilität und in Übereinstimmung mit den durch die geltende Gesetzgebung definierten Standards realisiert werden, insbesondere UNI 11386 – Standard SInCRO – Unterstützung der Interoperabilität bei der Archivierung und Wiederherstellung digitaler Objekte.

Wir legen großen Wert darauf, unseren Kunden Dienstleistungen anzubieten, die dem Grundsatz der Transparenz entsprechen, und wir engagieren uns daher in einer Reihe von Initiativen zur Überwachung und Zertifizierung unserer Aktivitäten: Wir tun dies durch die Aufrechterhaltung der Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 und ISO 9001 oder durch regelmäßige Audits, die entweder von kompetenten internen Mitarbeitern oder von ACCREDIA-akkreditierten Zertifizierungsstellen durchgeführt werden, oder durch:

  • Regelmäßige Bewertungen und Überprüfungen nach regulatorischen und technologischen Veränderungen
  • Veröffentlichung des Archivierungshandbuchs auf der institutionellen Website der Agenzia per l’Italia Digitale
  • Festlegung möglichst klarer Vertragsklauseln, so dass sie für den Kunden leicht zu lesen und auszulegen sind
  • Aktive Information der Kunden über die angebotenen Dienstleistungen und über Neuigkeiten im Bereich der Rechtsvorschriften (über informative Newsletter und Veröffentlichungen auf der Website des Unternehmens) und einfache Erreichbarkeit für die Kunden (über den Kundendienst per Telefon, spezielles Portal, E-Mail und Chat).

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