Un workflow documentale è una procedura digitale standardizzata con cui un documento può essere creato/acquisito, firmato, protocollato, modificato ed infine conservato a norma. L’utilizzo di workflow documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di gestire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.
Cos’è un workflow documentale?
1. Creazione
Template aziendali predefiniti permettono di generare svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture etc.) direttamente dal sistema
2. Validazione
Il documento generato può essere inserito in un workflow approvativo. Ogni utente coinvolto ha visibilità sullo stato di avanzamento approvativo
3. Distribuzione
Come step ulteriore di workflow il documento può essere inviato automaticamente, tramite e-mail oppure link, a liste di distribuzione specifiche
4. Conservazione
La conservazione digitale è l’ultimo step necessario per una vera gestione paperless del ciclo di vita del documento e piena garanzia probatoria
Gestione offerta
Template standardizzati e riconciliazione automatica
L’offerta è generata tramite template predefinito. Un workflow verifica la presenza di tutte le informazioni necessarie e procede allo svolgimento del flusso approvativo coinvolgendo gli approvatori in base a zona, importi e tipologia cliente. Al termine del ciclo approvativo, l’offerta viene automaticamente inviata al cliente
Gestione circolari
Invio automatico e circolari organizzate
Il workflow di generazione di una circolare parte con la richiesta di un reparto subito sottoposta ad approvazione. In seguito la circolare è automaticamente numerata, protocollata e inviata ad una lista specifica, interna o esterna. Le circolari sono sempre organizzate, facilmente recuperabili e relazionate ai relativi destinatari
Convocazione CDA
Gestione rigorosa dei documenti anche da remoto
Il workflow inizia con l’invio della convocazione contenente ODG e relativi documenti linkati ad ogni punto. Successivamente il workflow prevede:
- Raccolta delle risposte di ogni convocato
- Apertura CDA da remoto
- Discussione con modifica live dei punti non approvati
- Generazione automatica del verbale, approvazione con firma digitale e spedizione.
GDPR - Data Breach
Rispetto delle Procedure garantito e semplificato
Il General Data Protection Regulation (GDPR) obbliga le organizzazioni a notificare entro 72 ore all’Autorità competente e agli utenti interessati eventuali fughe o compromissioni di dati.
Un sistema di workflow documentale permette di redigere e inviare tempestivamente le comunicazioni grazie a template predefiniti e processi monitorati.
