Esigenza Il cliente, un’azienda chimica focalizzata nella produzione di polimeri ad alte prestazioni, presentava l’esigenza di gestire in modo rapido e automatico il processo di inserimento e approvazione dei documenti di qualità.
Per l’azienda è fondamentale garantire la soddisfazione del cliente per quanto riguarda prodotti e servizi forniti, il che passa attraverso l’affidabilità tecnica, la tempestività nella gestione dei rapporti commerciali, la puntualità nelle consegne e la flessibilità nel recepire le richieste avanzate.
A supporto di tale obiettivo vi è non solo la necessità di rispettare norme, leggi e regolamenti vigenti, ma soprattutto la volontà di utilizzare in modo razionale le risorse e mantenere alto il livello di attenzione sulla salute e sulla sicurezza dei lavoratori. Per questa ragione, la direzione aziendale ha scelto di adottare le misure e le soluzioni necessarie a evitare sprechi, prevenire l’inquinamento ambientale e soprattutto a prevenire infortuni e malattie sul lavoro.
Realizzazione All’interno di ARXivar è stato creato un modello per la gestione dei documenti qualità, a partire dalla loro creazione.
Una volta creato tale documento, il flusso approvativo, o workflow, seguirà una serie di step:
- Creazione del documento: il documento viene redatto e avviato alla sua approvazione.
- Approvazione: il documento viene visionato e controfirmato dagli utenti coinvolti nel processo, in maniera sequenziale. Il responsabile di sistema imposta la data di inizio validità del documento.
- Stampa controllata: viene indicato sul profilo documentale dove il documento è stato affisso. Saranno generate delle copie PDF del documento con apposite diciture, presenti come allegati del documento principale.
- Distribuzione del documento: viene inoltrato il documento e i relativi documenti integrativi ai destinatari della lista di distribuzione indicata sul profilo. Sarà sempre possibile inoltrare il documento successivamente ad altre liste di distribuzione.
- Scadenza del documento: viene avviato un processo dove viene richiesto se rinnovare, cancellare o revisionare il documento scaduto. Il documento scaduto assume lo stato di OBSOLETO.
- Revisione documento: alla richiesta di questa operazione, viene avviato un nuovo processo approvativo.
- Archivio: al termine del tempo di archiviazione, un documento in stato OBSOLETO viene passato in stato ARCHIVIO, rendendolo fruibile solo al responsabile di sistema.
Per ogni processo di approvazione, saranno coinvolti da un minimo di 2 utenti (AUTORE e RESPONSABILE SISTEMA) ad un massimo di 3 utenti (oltre a quelli già citati si aggiunge il RESPONSABILE OPERATIVO). Risultati Implementare un sistema digitalizzato per la gestione dei documenti di qualità offre numerosi vantaggi e benefici, tra cui:
- maggiore efficienza e velocità operativa;
- tracciabilità e trasparenza delle informazioni;
- miglioramento della qualità dei processi;
- sicurezza e conformità normativa;
- maggiore collaborazione e comunicazione più efficace;
- sostenibilità e risparmio di tempi e costi.
In conclusione, il ricorso ad una soluzione di questo tipo può rivelarsi una scelta strategica per ottimizzare le attività quotidiane, migliorare la qualità dei processi e garantire la conformità normativa. Partner: Micorsys
