Esigenza
In un settore in cui sicurezza alimentare, qualità e tracciabilità documentale sono requisiti fondamentali, l’azienda aveva la necessità di rendere la gestione dei documenti Qualità più strutturata, uniforme e facilmente controllabile.
Il sistema precedentemente utilizzato non rispondeva più pienamente alle esigenze operative: documenti e informazioni provenienti da stabilimenti diversi erano frammentati e i processi non sempre uniformi richiedevano numerosi controlli manuali, aumentando il rischio di errori e non conformità.
La scelta è stata quindi di potenziare ARXivar, già integrato nei processi aziendali, per creare un modello di gestione documentale della Qualità centralizzato, standardizzato e tracciabile, capace di accompagnare l’azienda nella crescita.
Realizzazione
Con ARXivar Document & Workflow Platform l’azienda ha digitalizzato il processo di gestione dei documenti Qualità, centralizzando dati, procedure e istruzioni all’interno di un unico repository.
La migrazione dalla precedente piattaforma ha permesso di costruire un patrimonio documentale più organizzato, mentre workflow dedicati gestiscono in modo strutturato approvazioni, revisioni e distribuzione dei documenti.
ARXivar consente inoltre di fascicolare automaticamente la documentazione per tipologia e stabilimento e di tracciare l’effettiva consultazione da parte degli utenti, aumentando controllo, trasparenza e affidabilità lungo tutto il processo.
Risultato
La digitalizzazione ha trasformato la gestione dei documenti Qualità in un processo più uniforme, controllato e misurabile.
La centralizzazione delle informazioni riduce la frammentazione documentale, mentre l’automazione della fascicolazione e della distribuzione velocizza la condivisione tra stabilimenti e funzioni aziendali.
La tracciabilità delle consultazioni permette inoltre di verificare con precisione chi ha preso visione dei documenti e quando, rafforzando il controllo sul processo.
I KPI mostrano concretamente la portata del progetto:
- 120 utenti coinvolti
- 100.00 documenti gestiti ogni anno
- 75% dei documenti fascicolati automaticamente
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 20 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.