Automazione dello studio di fattibilità | ARXivar

Esigenza

Come gestire migliaia di offerte personalizzate, coordinando più reparti aziendali senza rallentare il processo commerciale?

Nel settore delle macchine automatiche industriali, ogni commessa richiede valutazioni tecniche, verifiche produttive e personalizzazioni specifiche.

Per un’azienda manifatturiera internazionale nostra cliente il 99% delle trattative commerciali richiede uno studio di fattibilità, coinvolgendo l’area commerciale, l’ufficio tecnico e la produzione.

L’obiettivo era digitalizzare e automatizzare l’intero processo di valutazione tecnico-commerciale, migliorando la collaborazione tra reparti, riducendo le attività manuali e garantendo maggiore controllo sui tempi di risposta.

Prima del nostro intervento la gestione degli studi di fattibilità era caratterizzata da un elevato scambio di documenti e informazioni tra i diversi reparti. Comunicazioni frammentate, dati incompleti e difficoltà di coordinamento generavano inefficienze, rallentamenti e una limitata visibilità sull’avanzamento delle attività.

Inoltre, i sistemi ERP e i software tecnici esistenti non garantivano la flessibilità necessaria per gestire un processo così articolato e collaborativo. Serviva quindi una soluzione capace di centralizzare le informazioni, coordinare le attività e rendere misurabili le prestazioni del processo.

Realizzazione

Grazie alla piattaforma ARXivar Document & Workflow Platform e alle competenze consulenziali di Talea Consulting, l’azienda ha digitalizzato e automatizzato il processo di studio di fattibilità, dalla richiesta commerciale fino alla predisposizione dell’offerta.

È stato implementato un sistema di gestione documentale e automazione dei workflow che permette di:

• Centralizzare dati e documenti, rendendo le informazioni accessibili ai reparti
• Automatizzare l’assegnazione delle attività, guidando gli utenti nelle diverse fasi del
• Coordinare le lavorazioni in parallelo, riducendo i tempi di attesa tra le funzioni
• Monitorare tempi e prestazioni, individuando eventuali colli di

La soluzione, già utilizzata da oltre 100 utenti, è stata progettata per adattarsi alle specificità organizzative dell’azienda ed essere progressivamente estesa alle diverse unità produttive, anche internazionali.

Risultato

Abbiamo automatizzato i processi per la gestione di oltre 3.000 tra offerte e ordini gestiti ed eliminato almeno 32.000 e-mail nella gestione documentale tra reparti.

Con ARXivar l’azienda ha trasformato un processo complesso e frammentato in un flusso di lavoro digitale, strutturato e misurabile.

I principali benefici ottenuti sono:

• Maggiore efficienza operativa, grazie alla riduzione delle attività manuali e del rischio di errore.
• Comunicazioni più rapide e strutturate, con informazioni condivise e sempre
• Riduzione dei tempi morti, attraverso l’automazione dei passaggi e la gestione parallela delle attività.
• Controllo dei KPI di processo, con monitoraggio dei tempi di risposta e individuazione dei colli di bottiglia.
• Scalabilità della soluzione, per supportare la crescita e l’evoluzione

Il risultato? Un processo strategico per il business più efficiente, collaborativo e controllabile, in cui la tecnologia semplifica il lavoro delle persone e migliora la capacità di risposta alle richieste commerciali.