Esigenza
In un contesto caratterizzato da elevati volumi di ordini cliente, l’azienda aveva la necessità di rendere il Ciclo Attivo più rapido, efficiente e meno dipendente da attività manuali.
La gestione degli ordini richiedeva infatti numerosi interventi da parte degli utenti, dall’individuazione delle informazioni fino al loro inserimento nei sistemi aziendali, con conseguenti rallentamenti e un maggiore rischio di errore.
La scelta è stata quindi di scegliere ARXivar e di sfruttare l’Intelligenza Artificiale, con l’obiettivo di automatizzare l’elaborazione degli ordini, centralizzare dati e documenti e velocizzare il trasferimento delle informazioni verso l’ERP.
Realizzazione
L’integrazione tra ARXivar Document & Workflow Platform, AI Analyze e Task Mail di Talea Consulting ha permesso di automatizzare le attività più ripetitive legate alla gestione degli ordini cliente.
L’AI estrae automaticamente i dati di testata e le righe d’ordine, mentre ARXivar gestisce l’archiviazione strutturata delle informazioni. In presenza di dati mancanti o anomalie, il sistema coinvolge gli utenti nelle attività di verifica e approvazione.
Una volta completati i controlli, le informazioni vengono trasferite automaticamente all’ERP, creando un processo più fluido, integrato e veloce.
Risultato
L’introduzione dell’AI nel Ciclo Attivo ha consentito di ridurre drasticamente le attività manuali, automatizzando il riconoscimento delle informazioni, l’archiviazione e il caricamento degli ordini nell’ERP.
Il risultato è un processo più rapido e controllato, che consente agli utenti di dedicare meno tempo al data entry e concentrarsi maggiormente su verifiche, gestione delle eccezioni e attività a valore aggiunto.
I numeri evidenziano concretamente l’impatto della soluzione:
- 180 utenti coinvolti
- 300.000 ordini gestiti ogni anno
- 85% di tempo risparmiato nella gestione degli ordini
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 20 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.