Esigenza
In un contesto operativo caratterizzato da un elevato volume di documenti di trasporto gestiti quotidianamente, l’azienda – che è formata da diverse filiali – aveva la necessità di rendere più efficiente e controllato l’intero ciclo di firma, consegna e gestione dei DDT.
La gestione cartacea dei documenti, ancora basata su stampe, archiviazione fisica e attività manuali, rendeva più complesso garantire continuità operativa, rapidità di consultazione e piena tracciabilità delle consegne. A questo si aggiungeva il rischio di smarrimento dei documenti e la presenza di colli di bottiglia tra filiali, amministrazione e sistemi centrali.
Per questo l’azienda ha avviato un percorso di dematerializzazione documentale con obiettivi chiari: offrire a ogni filiale un accesso unico ai propri documenti, eliminare progressivamente la carta e integrare i DDT con l’ERP aziendale, così da rendere dati e informazioni più accessibili, aggiornati e affidabili.
Realizzazione
Con l’introduzione della Soluzione DDT di Talea Consulting, integrata con ARXivar Document & Workflow Platform e con i componenti applicativi di Talea Consulting (Connettore Documenti, Visualizzatore Documenti, Rubrica), l’azienda ha digitalizzato la gestione dei DDT e delle contestazioni, trasformando un processo distribuito e cartaceo in un flusso più strutturato, tracciabile e governabile.
La soluzione consente agli utenti di monitorare in tempo reale tempi e luogo di consegna, rendendo immediatamente disponibili le informazioni necessarie per gestire eventuali note di contestazione. Il sistema evidenzia lo stato delle contestazioni e permette di seguirne l’avanzamento, migliorando il controllo sul processo e la qualità del servizio verso il cliente.
Anche l’accesso ai documenti è stato organizzato in modo più coerente con le responsabilità operative: ogni filiale visualizza solo i documenti e le attività di propria competenza, mentre gli utenti supervisor hanno una visibilità completa sui materiali documentali delle diverse filiali. Inoltre, i clienti direzionali possono accedere ai documenti attraverso un portale dedicato.
Risultato
La digitalizzazione del ciclo DDT ha permesso al cliente di semplificare un processo ad alto impatto operativo, riducendo le attività manuali e migliorando la capacità di controllo su documenti, consegne e contestazioni.
Il progetto ha generato benefici concreti sia per le filiali sia per l’amministrazione: i documenti sono più facilmente consultabili, lo stato delle attività è tracciabile e le informazioni disponibili nell’ERP aziendale risultano più complete e affidabili. Questo si traduce in una maggiore efficienza operativa, in una migliore qualità dei dati e in un servizio più puntuale verso il cliente.
I risultati confermano l’impatto della soluzione: l’azienda gestisce oggi circa 4 milioni di documenti all’anno e 30.000 workflow attivi al giorno, con un risparmio del 70% del tempo nella gestione delle contestazioni.
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 20 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.