L’AZIENDA: CAP – SOC. COOPERATIVA
Cap Autolinee è il marchio con cui CAP Soc. Cooperativa opera nel settore del trasporto pubblico di persone sin dal giorno della sua fondazione: il 15 marzo 1945.
Sono passati 80 anni e Cap Autolinee continua a prendersi cura dei clienti viaggiatori che scelgono di viaggiare in sicurezza e tranquillità.
Grazie a 8 decenni di esperienza, ogni viaggio è curato nei minimi dettagli al fine di garantire un’esperienza senza pensieri e con il massimo comfort.
Oggi Cap Autolinee esercisce servizi di scuolabus nella Provincia di Prato, servizi sostitutivi per Trenitalia e servizi di trasporto pubblico locale grazie a rapporti di sub concessione con il gestore unico regionale Autolinee Toscane.
ESIGENZA
Il gruppo conosciuto principalmente per il servizio di trasporto pubblico urbano, ha al suo interno 27 aziende con la necessità di centralizzare le PEC rivolte ad ognuna di esse.
Esiste un ufficio protocollo centralizzato, che nello sviluppo del flusso operativo legato alle PEC, ha l’onere di prendere visione ed indirizzare le PEC verso le singole aziende.
Oltre a questo le aziende, devono ottemperare le normative vigenti in termini di conservazione.
SOLUZIONE
Grazie all’introduzione di ARXivar Document & Workflow Platform versione NEXT è stato possibile per l’azienda centralizzare le PEC ricevute e inviate, distribuendole per pertinenza e per società.
L’ufficio protocollo ha così il controllo totale delle attività e della consultazione delle PEC. Precedentemente questa attività di protocollazione e verifica, veniva svolta attraverso il controllo giornaliero delle caselle webmail delle 27 differenti PEC.
Successivamente, una volta processate, le PEC vengono inviate automaticamente in conservazione a norma tramite l’utilizzo di ARXivar eArchiving (il servizio di Conservazione Digitale a norma).
BENEFICI
L’adozione di questa tecnologia ha portato a un drastico efficientamento dei tempi di gestione e a un aumento della sicurezza documentale.
L’ufficio protocollo ha acquisito un controllo granulare e totale su tutte le comunicazioni certificate, minimizzando il rischio di sviste o ritardi nello smistamento.
Potendo inoltre gestire in un’unica operazione, quello che precedentemente veniva svolto in 27 operazioni distinte.
Un vantaggio determinante del nuovo flusso risiede nell’integrazione nativa con il sistema di conservazione ARXivar eArchiving.
Questo automatismo garantisce che ogni documento sia preservato nel tempo con pieno valore legale, sollevando l’azienda da complessi oneri gestionali manuali e assicurando la totale conformità legislativa per tutte le società del gruppo.
