L’azienda: MARINO FA MERCATO
Marino Fa Mercato è una realtà italiana nata negli anni ’80 a Subbiano, in provincia di Arezzo.
Nel tempo l’azienda è cresciuta fino a diventare un punto di riferimento nel settore retail. Oggi conta una rete di negozi distribuiti in diverse regioni italiane e un e-commerce che amplia la disponibilità dei suoi prodotti su tutto il territorio nazionale.
Il suo catalogo comprende un’ampia gamma di articoli per la casa, arredamento, ferramenta, cartoleria, abbigliamento, tempo libero e prodotti alimentari, con una proposta orientata alla qualità, alla convenienza e alla vicinanza al cliente.
ESIGENZA
Marino Fa Mercato aveva la necessità di digitalizzare e rendere più efficienti alcuni processi documentali e amministrativi centrali per l’operatività dei numerosi punti vendita distribuiti sul territorio.
L’esigenza riguardava in particolare:
- la gestione degli ordini generati dal gestionale e destinati alla firma del cliente finale;
- l’acquisizione e l’archiviazione automatica dei DDT a partire dalla scansione;
- il controllo dei pagamenti ricevuti tramite bonifico.
SOLUZIONE
Per rispondere alle esigenze è stata realizzata una soluzione integrata basata su ARXivar Document & workflow Platform versione NEXT, in grado di automatizzare e collegare i principali processi documentali legati alla vendita, alla logistica e all’amministrazione.
Il flusso parte dalla gestione delle copie commissioni generate dal gestionale. Queste vengono esportate in una cartella monitorata sul server centrale e rese disponibili per la firma del cliente finale tramite tavoletta grafometrica.
Il codice magazzino nel nome del file permette a ogni punto vendita visualizza e gestire esclusivamente i documenti di propria competenza. Le copie commissioni firmate vengono importate in ARXivar e collegate automaticamente al relativo preventivo già presente nel sistema documentale.
Nei casi in cui sia previsto il ritiro della merce in magazzino, il processo viene completato tramite un’app dedicata su tablet, integrata con ARXivar via API. Questa consente di acquisire la firma e aggiornare il documento direttamente nel sistema.
La stessa logica di automazione è stata estesa alla gestione dei DDT e delle fatture. I DDT scansionati dai diversi punti vendita vengono acquisiti e archiviati in ARXivar, con valorizzazione automatica dei principali dati di profilo. Per alcuni fornitori è stato introdotto anche un riconoscimento basato su intelligenza artificiale, capace di identificare il modello corretto di acquisizione dati. All’arrivo delle fatture tramite ARXivar Invoice, i dati vengono letti dal file XML, trasmessi al gestionale e confrontati con i DDT per verificare prezzi, totali e modalità di pagamento.
Gli esiti del controllo aggiornano i profili documentali in ARXivar e attivano workflow dedicati. I workflow permettono di automatizzare la registrazione contabile o di classificare eventuali anomalie.
A completamento del processo, è stata introdotta una procedura per la gestione dei pagamenti tramite bonifico. I file CBI vengono letti automaticamente, filtrati in base alla banca e alla tipologia di pagamento, normalizzati secondo le regole del gestionale e riconciliati con il documento di riferimento. Le informazioni vengono quindi rese disponibili per il gestionale contabile e, dopo la conferma, generano profili documentali in ARXivar che attivano l’invio automatico di notifiche ai reparti competenti.
BENEFICI
Grazie alla soluzione implementata, Marino Fa Mercato ha potuto automatizzare processi prima gestiti in modo manuale, migliorando l’efficienza operativa e il controllo lungo tutto il ciclo documentale.
L’azienda ha ottenuto una significativa riduzione delle attività ripetitive, una distribuzione più ordinata dei documenti tra i punti vendita. Inoltre, ha ottenuto una maggiore tracciabilità delle pratiche e una gestione più puntuale delle anomalie.
L’automazione dei controlli e delle comunicazioni interne ha permesso di velocizzare le attività amministrative e contabili, riducendo il rischio di errore e garantendo informazioni sempre più complete, coerenti e facilmente consultabili.
Risultato: meno attività ripetitive, più controllo operativo
- Multi-punto vendita: Ogni negozio visualizza solo i documenti di competenza grazie al codice magazzino.
- Anomalie documentali: Workflow dedicati classificano discrepanze tra DDT, fatture e dati contabili.
- Riconciliazione bonifici: File CBI letti, filtrati e normalizzati per collegare pagamenti e documenti.
- Tracciabilità end-to-end: Ogni pratica resta consultabile e collegata lungo il ciclo vendita-logistica-amministrazione.
