L’entreprise: BENELLI ARMI
Benelli Armi est une entreprise industrielle italienne basée à Urbino, spécialisée dans la fabrication d’armes à feu et présente aussi bien sur le marché national qu’international.
Fondée en 1967, l’entreprise est aujourd’hui une référence dans son secteur, avec un chiffre d’affaires supérieur à 130 millions d’euros.
Le besoin
La gestion des factures fournisseurs internationales et des données documentaires associées reposait principalement sur des activités manuelles, des échanges d’e-mails, des impressions papier et des traitements administratifs peu automatisés.
L’objectif principal était d’automatiser le processus de collecte et de contrôle des données liées au cycle fournisseurs international, en permettant le pré-enregistrement automatique des écritures comptables et leur intégration avec le système de gestion JDE.
La solution
Benelli Armi a mis en place une solution basée sur ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence et Cassetto Doganale Import de Talea Consulting.
Grâce à l’intelligence artificielle intégrée au processus, les factures sont automatiquement analysées et indexées, tandis que les informations pertinentes sont extraites sans intervention manuelle.
Les documents sont ensuite reliés entre eux, permettant aux utilisateurs concernés de valider les informations et de gérer la collecte des signatures au sein d’un workflow numérique structuré. À l’issue du circuit d’approbation, le service administratif reçoit les factures validées au format numérique.
Les bénéfices
La mise en œuvre de cette solution a permis à Benelli Armi d’améliorer considérablement la gestion de son cycle fournisseurs international, avec une réduction de 75 % du temps nécessaire au contrôle et à l’indexation des documents.
- La digitalisation du processus a permis d’éliminer les impressions papier et de réduire significativement les tâches manuelles. Elle a également diminué les risques d’erreurs de saisie grâce à la mise en relation automatique des informations entre différents documents, rendant ainsi le processus administratif plus fiable et plus durable.
- Le projet a concerné environ 400 factures fournisseurs internationales et 40 utilisateurs impliqués dans le processus d’approbation. Il a démontré de manière concrète les avantages de l’intégration entre gestion documentaire, automatisation des workflows et intelligence artificielle.
Benelli Armi a ainsi transformé un processus fragmenté et essentiellement manuel en un workflow numérique, maîtrisé et parfaitement intégré, libérant du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée et améliorant l’efficacité globale de son département administratif.
