La conservation numérique, également appelée conservation numérique conforme à la réglementation, est le processus par lequel les documents électroniques sont archivés dans le temps, en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité. En pratique, il s’agit d’une sorte d’archive virtuelle où sont conservés tous vos documents numériques importants, des factures aux contrats, des certificats aux communications.
Un document électronique désigne soit un fichier natif au format numérique (PDF, XML, TIFF, etc.), soumis à une obligation de conservation numérique, soit un document papier numérisé par un procédé de capture informatisée (scanner, photo, etc.).
La conservation consiste à attribuer au document tous les éléments nécessaires pour garantir sa valeur réelle.
La conservation numérique est régie en Italie par un certain nombre de lois et de règlements :
L’objectif d’Able Tech est de concevoir et de gérer un système de conservation garantissant à ses clients tous les avantages des technologies modernes, aussi bien pour l’administration publique que pour les entreprises privées.
Dans le secteur public, la conservation à long terme est un enjeu clé : dans de nombreux cas, les documents administratifs dématérialisés doivent être archivés pendant plus de 20 ans, voire indéfiniment.
Dans le secteur privé, les délais de conservation sont généralement plus courts (souvent 10 ans ou moins), et il est essentiel que le service de conservation à valeur légale s’intègre aux systèmes de l’entreprise pour créer une synergie vertueuse, visant à apporter des avantages à l’ensemble du cycle de gestion des documents en termes de planification et de simplification. Par exemple : vérification de la continuité numérique des documents conservés ou conservation liée au service d’intermédiation des factures électroniques par le biais du système d’échange.
Afin de mettre en œuvre ces objectifs, Able Tech s’efforce d’offrir un système de conservation de haute sécurité et qualité sans perdre de vue les développements technologiques pour :
De plus, afin de garantir la préservation du patrimoine documentaire de ses clients en cas de cessation des activités de conservation ou de modification de sa mission d’entreprise, Able Tech s’engage à informer rapidement tous les clients du service IX-CE via les canaux contractuels établis. Cette communication précisera une ou plusieurs options permettant au client de poursuivre la conservation numérique de ses documents en toute continuité. Ceci est possible sachant que les paquets d’archivage qui composent les archives de conservation sont créés conformément au principe d’interopérabilité et aux normes définies par la législation en vigueur (en particulier le règlement sur les critères pour la fourniture de services de conservation de documents informatisés de décembre 2021 et les lignes directrices sur la formation, la gestion et la conservation de documents informatisés de l’AgID du 9 septembre 2020 et les mises à jour ultérieures).
Able Tech accorde une importance primordiale à la transparence dans l’offre de ses services, qu’ils s’adressent aux particuliers ou aux administrations publiques.
Pour garantir ce principe, Able Tech s’est engagée dans une série d’initiatives visant à contrôler et à certifier en permanence ses activités :
Certification de ses processus par le maintien des certifications suivantes :
Audits périodiques effectués par du personnel interne compétent et par des organismes de certification accrédités par ACCREDIA ;
Évaluations et révisions périodiques, en fonction de l’évolution de la réglementation et/ou de la technologie ;
Mise à la disposition du client, au sein du portail de services, du manuel de conservation des services ARXivar eArchiving;
Définition de clauses contractuelles aussi claires que possible, afin qu’elles soient faciles à lire et à interpréter par le client.
Informations aux clients sur les services offerts et les nouveautés en matière de réglementation, à la fois de manière active (via des bulletins d’information et des publications sur le site web de l’entreprise) et en étant à la disposition des clients (via le service clientèle par téléphone, le portail dédié, le courrier électronique et le chat).