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Demanda
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En el caso de facturación electrónica o almacenamiento digital de documentos contables, se requiere documentación específica para verificar que la colocación del CUP (Código Único de Proyecto) o de la mención PON (Programa Operativo Nacional) se ha realizado correctamente, siguiendo el procedimiento previsto por la resolución de la Agencia Tributaria italiana nº 52/e/2010, mediante el denominado «sello electrónico (o virtual)».
Las necesidades que presenta una estructura administrativa preocupan:
- Aplicar un sello virtual a las facturas por pagar, indicando los detalles de la convocatoria de proyecto a la que se refieren;
- La consulta de facturas estampadas con el número de proyecto de referencia;
- La creación de un sistema de registro mediante la elaboración de un «Registro de Sellado» que se firmará digitalmente y se enviará para su almacenamiento conforme a la normativa.
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Realización
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- Datos maestros de Proyecto
Para cada proyecto, se gestiona un registro con información útil para el seguimiento del estado y la gestión de los documentos disponibles en los expedientes. Los datos maestros del proyecto también permiten formular una propuesta de descripción de sellado que se confirmará al aplicar sellos virtuales. (Ejemplos de datos: Id, Cup, Estado, Asunto, Descripción de cancelación, Fecha de inicio, Fecha de finalización).
- Sellado de facturas
El sellado se realiza mediante una máscara avanzada que, con unos pocos clics, permite seleccionar las facturas por pagar ya presentes en ARXivar y el proyecto al que desea asociarlas, obteniendo así una propuesta de descripción del sello que también puede modificarse antes de la confirmación.
Al final del procedimiento de inserción, un workflow se encarga de clonar el documento, sellarlo según las especificaciones configuradas y ponerlo a disposición del usuario para su posible verificación y envío a IX-CE para su almacenamiento. Siempre es posible ver el historial de sellado con fines de registro.
- Registro de protocolo
Al final del proceso de sellado, se recalcula automáticamente el registro anual de sellado, que será útil para demostrar la correspondencia entre factura y proyecto. Este registro será accesible para los usuarios a través de una vista específica y estará listo para su envío al almacenamiento IX-CE.
- Conservación conforme a las normas
En el portal IX-CE, las clases documentales Facturas a pagar firmadas y Registro de sellos están activas. A discreción de la empresa y en consonancia con lo definido en el manual de conservación, las facturas y registros sellados pueden enviarse para su conservación directamente desde ARXivar utilizando el conector IX-CE debidamente configurado, ya sea en modo manual o en modo automático.
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Logros
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La implantación de la solución ha aportado numerosos beneficios tangibles a la estructura administrativa.
En primer lugar, se ha reducido considerablemente el tiempo de gestión, lo que permite un flujo de trabajo más rápido y eficaz.
La gestión completamente electrónica del proceso ha eliminado la necesidad de imprimir y sellar físicamente los documentos electrónicos.
Además, se pudo garantizar la centralidad de la información y la extrema inmediatez en la consulta de documentos de proyectos y facturas.
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