Esigenza Nei casi di fatturazione elettronica o di conservazione sostitutiva digitale dei documenti contabili, si richiede di presentare della documentazione specifica per verificare che l’apposizione del CUP (Codice Unico di Progetto) o della dicitura PON (Programma Operativo Nazionale) sia avvenuta correttamente, seguendo la procedura prevista dalla risoluzione dell’agenzia delle entrate n. 52/e/2010, tramite il c.d. “timbro elettronico” (o virtuale).
Le esigenze presentate da una struttura amministrativa riguardano:
1. L’applicazione di un timbro virtuale alle fatture passive, indicando gli estremi del bando di progetto a cui si riferiscono;
2. L’interrogazione delle fatture timbrate con il numero progetto di riferimento;
3. L’istituzione di un sistema di protocollazione elaborando un registro di “Protocollo delle Timbrature” da firmare digitalmente e inviare in conservazione a norma.
Realizzazione
- Anagrafica di progetto:
Per ogni progetto è gestita un’anagrafica completa delle informazioni utili al monitoraggio dello stato e alla gestione dei documenti resi disponibili in fascicoli. L’anagrafica di progetto consente anche di formulare una proposta di descrizione di timbratura da confermare in fase di applicazione di timbri virtuali. (Esempi dati: Id, Cup, Stato, Oggetto, descrizione di annullamento, Data Avvio, Data Chiusura).
- Timbratura Fatture
La timbratura si realizza mediante una maschera avanzata che, con pochi click, consente di selezionare le fatture passive già presenti in ARXivar e il progetto a cui si intende associarle, ottenendo quindi una proposta di descrizione timbro che eventualmente potrebbe essere anche modifica prima della conferma.
Al termine della procedura di inserimento, un workflow si occupa di clonare il documento, timbrarlo in base alle specifiche configurate e renderlo disponibile all’utente per eventuali verifiche e per l’invio in conservazione su IX-CE. È sempre possibile visionare lo storico delle timbrature a scopo di Log.
- Registro Protocollo
Al termine della timbratura è automaticamente ricalcolato il registro di protocollo annuale delle timbrature, che sarà utile a dimostrare la corrispondenza tra fattura e progetto. Tale registro sarà consultabile dagli utenti mediante vista dedicata e pronto per l’invio in conservazione IX-CE.
- Conservazione a Norma
Sul portale IX-CE sono attive le classi documentale Fatture Passive Firmate e Registro Timbratura.
A discrezione del business e coerentemente a quanto definito all’interno del manuale della conservazione, fatture timbrate e registri potranno essere inviati in conservazione direttamente da ARXivar sfruttando il connettore IX-CE opportunamente configurato, sia in modalità presidiata che in modalità automatica. Risultati L’implementazione della soluzione ha portato numerosi benefici tangibili alla struttura amministrativa.
In primo luogo, si è registrata una riduzione sensibile dei tempi di gestione, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente.
La gestione completamente paperless del processo ha eliminato la necessità di ricorrere alla stampa e alla timbratura fisica dei documenti elettronici.
Inoltre, si è riusciti a garantire la centralità delle informazioni e una immediatezza estrema in fase di interrogazione dei documenti di progetto e delle fatture. Partner: Genesys Software
