Necesidad
La empresa es una organización de grandes dimensiones que opera en el sector manufacturero, caracterizada por una elevada complejidad organizativa y un alto volumen de procesos administrativos relacionados con la gestión documental y, en particular, con el registro de facturas recibidas.
Dentro de la organización, el departamento administrativo gestionaba diariamente un flujo considerable de facturas recibidas de numerosos proveedores, principalmente a través de buzones de correo electrónico específicos y canales de correo electrónico certificado (PEC). El creciente volumen de documentos que debían procesarse, junto con la necesidad de garantizar precisión, trazabilidad y rapidez en la introducción de los datos, puso de manifiesto la necesidad de incorporar una solución capaz de automatizar e inteligenciar todo el proceso de adquisición y gestión de las facturas.
El objetivo del cliente era eliminar las actividades manuales de bajo valor añadido, reducir los tiempos de procesamiento y minimizar el riesgo de errores, garantizando al mismo tiempo una integración fluida con los procesos de aprobación y los workflows empresariales ya existentes en la plataforma ARXivar, potenciada por las capacidades de ARXivar AI Analyze y los servicios de inteligencia artificial de Microsoft Azure.
El Problema
1. Proceso completamente manual
La gestión de las facturas requería realizar tareas repetitivas de descarga, archivo e introducción de datos en el sistema de gestión documental.
2. Errores e incoherencias en los datos
La introducción manual de la información provocaba frecuentes errores y posibles incoherencias en los datos administrativos.
3. Tiempos de procesamiento elevados
La falta de automatización ralentizaba la clasificación de los documentos y el inicio de los workflows de aprobación.
Implementación
Para responder a las necesidades del cliente, se desarrolló una solución de automatización inteligente basada en la plataforma ARXivar, aprovechando las capacidades avanzadas de ARXivar AI Analyze integradas con los servicios de inteligencia artificial de Microsoft Azure.
La solución fue diseñada para automatizar todo el ciclo de gestión de las facturas recibidas, desde la recepción del documento por correo electrónico. El sistema supervisa continuamente los buzones de correo electrónico preconfigurados e identifica automáticamente las facturas a medida que llegan.
Una vez recibido el archivo adjunto, el documento es procesado por ARXivar AI Analyze, que lo envía a los servicios de IA de Azure para analizar su contenido. En esta fase, la inteligencia artificial es capaz de comprender la estructura de la factura y extraer automáticamente toda la información relevante, como los datos del proveedor, los datos del documento, los importes y otra información administrativa.
A continuación, los datos procesados se devuelven a la plataforma ARXivar y se asocian automáticamente a los metadatos correspondientes del documento, sin necesidad de intervención manual por parte de los operadores. En este punto, la factura queda completamente estructurada y lista para activar los workflows empresariales, como procesos de aprobación, controles administrativos e integraciones con sistemas ERP.
Solución
La solución fue diseñada para automatizar todo el ciclo de gestión de las facturas recibidas, desde la recepción del documento por correo electrónico. El sistema supervisa continuamente los buzones de correo electrónico preconfigurados e identifica automáticamente las facturas a medida que llegan.
Una vez recibido el archivo adjunto, el documento es procesado por ARXivar AI Analyze, que lo envía a los servicios de IA de Azure para analizar su contenido. En esta fase, la inteligencia artificial es capaz de comprender la estructura de la factura y extraer automáticamente toda la información relevante, como los datos del proveedor, los datos del documento, los importes y otra información administrativa.
A continuación, los datos procesados se devuelven a la plataforma ARXivar y se asocian automáticamente a los metadatos correspondientes del documento, sin necesidad de intervención manual por parte de los operadores. En este punto, la factura queda completamente estructurada y lista para activar los workflows empresariales, como procesos de aprobación, controles administrativos e integraciones con sistemas ERP.
SYS-DAT Group
Fundada en Módena en 1988 y actualmente parte de SYS-DAT Group, CAST acompaña a las empresas en sus procesos de transformación digital, combinando conocimientos tecnológicos, consultoría y un profundo conocimiento de los procesos empresariales.
Como Business Partner de ARXivar, CAST apoya a sus clientes en la digitalización y automatización de procesos, desde la gestión documental hasta el diseño y la implementación de workflows, integrando las soluciones con el ecosistema de aplicaciones de la empresa.
Cuenta con una experiencia especialmente consolidada en el sector manufacturero, donde CAST conoce de cerca las necesidades y dinámicas de los procesos productivos, administrativos y organizativos, transformándolas en soluciones digitales concretas, integradas y orientadas a la eficiencia.