Esigenza
L’azienda è una realtà di grandi dimensioni operante nel settore manifatturiero, caratterizzata da una forte complessità organizzativa e da un elevato volume di processi amministrativi legati alla gestione documentale e, in particolare, alla registrazione delle fatture passive.
All’interno dell’organizzazione, il reparto amministrativo si trovava a gestire quotidianamente un flusso consistente di fatture ricevute da numerosi fornitori, principalmente attraverso caselle di posta elettronica dedicate e canali PEC. La crescente quantità di documenti da processare, unita alla necessità di garantire precisione, tracciabilità e rapidità nell’inserimento dei dati, ha reso evidente l’esigenza di introdurre una soluzione in grado di automatizzare e intelligere l’intero processo di acquisizione e gestione delle fatture.
L’obiettivo del cliente era quello di eliminare le attività manuali a basso valore aggiunto, ridurre i tempi di lavorazione e minimizzare il rischio di errore, garantendo al tempo stesso un’integrazione fluida con i processi di approvazione e i workflow aziendali già esistenti all’interno della piattaforma ARXivar, potenziata dalle capacità di ARXivar AI Analyze e dai servizi di intelligenza artificiale di Microsoft Azure.
Il Problema
1. Processo interamente manuale
La gestione delle fatture richiedeva attività ripetitive di download, archiviazione e inserimento dati nel sistema documentale.
2. Errori e incoerenze nei dati
L’inserimento manuale delle informazioni comportava frequenti errori e possibili incongruenze nei dati amministrativi.
3. Tempi di lavorazione elevati
La mancanza di automazione rallentava la classificazione dei documenti e l’avvio dei workflow approvativi.
Realizzazione
Per rispondere alle esigenze del cliente è stata sviluppata una soluzione di automazione intelligente basata sulla piattaforma ARXivar, sfruttando le capacità avanzate di ARXivar AI Analyze integrate con i servizi di intelligenza artificiale di Microsoft Azure.
La soluzione è stata progettata per automatizzare l’intero ciclo di gestione delle fatture passive a partire dalla ricezione del documento via email. Il sistema monitora in modo continuo le caselle di posta elettronica preconfigurate e intercetta automaticamente le fatture al loro arrivo.
Una volta acquisito l’allegato, il documento viene preso in carico da ARXivar AI Analyze, che lo invia ai servizi AI su Azure per l’analisi del contenuto. In questa fase, l’intelligenza artificiale è in grado di comprendere la struttura della fattura ed estrarre automaticamente tutte le informazioni rilevanti, come dati anagrafici del fornitore, estremi del documento, importi e altre informazioni amministrative.
I dati elaborati vengono quindi restituiti alla piattaforma ARXivar e automaticamente associati ai relativi metadati del documento, senza alcun intervento manuale da parte degli operatori. A questo punto la fattura risulta completamente strutturata e pronta per l’attivazione dei workflow aziendali, come processi di approvazione, controlli amministrativi e integrazioni con sistemi ERP.
Risultato
Automazione completa del processo di acquisizione dati
L’intero flusso di gestione delle fatture, dalla ricezione all’estrazione dei dati, è stato automatizzato, eliminando le attività manuali ripetitive.
Maggiore precisione e affidabilità delle informazioni
L’utilizzo dell’intelligenza artificiale ha ridotto sensibilmente gli errori di inserimento dati, garantendo una maggiore qualità e coerenza delle informazioni registrate.
Accelerazione dei processi amministrativi e approvativi
La disponibilità immediata dei dati strutturati ha permesso una significativa riduzione dei tempi di lavorazione e un avvio più rapido dei workflow aziendali.
SYS-DAT Group
Nata a Modena nel 1988 e oggi parte di SYS-DAT Group, CAST affianca le aziende nei percorsi di trasformazione digitale, combinando competenze tecnologiche, consulenza e una profonda conoscenza dei processi aziendali.
Come Business Partner ARXivar, CAST supporta i propri clienti nella digitalizzazione e nell’automazione dei processi, dalla gestione documentale alla progettazione e implementazione dei workflow, integrando le soluzioni con l’ecosistema applicativo aziendale.
Una competenza particolarmente consolidata nel mondo manifatturiero, dove CAST conosce da vicino le esigenze e le dinamiche dei processi produttivi, amministrativi e organizzativi, traducendole in soluzioni digitali concrete, integrate e orientate all’efficienza.