Un flujo de trabajo documental es un procedimiento digital estandarizado mediante el cual un documento puede crearse o capturarse, firmarse, registrarse, modificarse y, finalmente, conservarse de acuerdo con la normativa. El uso de flujos de trabajo documentales permite, por lo tanto, a cada organización gestionar el ciclo de vida de un documento de manera eficiente.
¿Qué es un flujo de trabajo documental?
1. Creación
Las plantillas corporativas predefinidas permiten generar diversos tipos de documentos (ofertas, comunicados de prensa, facturas, etc.) directamente desde el sistema
2. Validación
El documento generado puede integrarse en un flujo de trabajo de aprobación. Todos los usuarios implicados pueden consultar el estado de avance del proceso de aprobación.
3. Distribución
Como paso adicional del flujo de trabajo , el documento se puede enviar automáticamente , mediante correo electrónico o enlace , a listas de distribución específicas
4. Conservación
La conservación digital es el último paso necesario para una verdadera gestión sin papel del ciclo de vida del documento y una plena garantía probatoria
Gestión de la oferta
Plantillas estandarizadas y conciliación automática
La oferta se genera mediante una plantilla predefinida. Un flujo de trabajo comprueba que se haya incluido toda la información necesaria y procede a llevar a cabo el proceso de aprobación, involucrando a los responsables de la aprobación en función de la zona, los importes y el tipo de cliente. Al finalizar el ciclo de aprobación, la oferta se envía automáticamente al cliente
Gestión de circulares
Envío automático y circulares organizadas
El flujo de trabajo para la generación de una circular comienza con la solicitud de un departamento, que se somete inmediatamente a aprobación. A continuación, la circular se numera automáticamente, se registra y se envía a una lista específica, ya sea interna o externa. Las circulares están siempre organizadas, son fáciles de recuperar y están relacionadas con sus respectivos destinatarios
Convocatoria del Consejo de Administración
Gestión rigurosa de los documentos, incluso a distancia
El flujo de trabajo comienza con el envío de la convocatoria, que incluye el orden del día y los documentos correspondientes, con enlaces a cada punto. A continuación, el flujo de trabajo prevé:
- Recopilación de las respuestas de cada convocado
- Apertura de la reunión del Consejo de Administración a distancia
- Debate con modificación en tiempo real de los puntos no aprobados
- Generación automática del acta, aprobación con firma digital y envío.
RGPD - Violación de datos
Cumplimiento garantizado y simplificado de los procedimientos
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a las organizaciones a notificar, en un plazo de 72 horas, a la autoridad competente y a los usuarios afectados cualquier fuga o violación de datos.
Un sistema de flujo de trabajo documental permite redactar y enviar las comunicaciones de forma oportuna gracias a plantillas predefinidas y procesos supervisados.
