Necesidad
En un contexto operativo caracterizado por un elevado volumen de documentos de transporte gestionados diariamente, la empresa – formada por varias sucursales – tenía la necesidad de hacer más eficiente y controlar todo el ciclo de firma, entrega y gestión de los DDT.
La gestión en papel de los documentos, basada todavía en impresiones, archivo físico y actividades manuales, dificultaba garantizar la continuidad operativa, la rapidez de consulta y la trazabilidad completa de las entregas. A esto se sumaba el riesgo de pérdida de documentos y la presencia de cuellos de botella entre las sucursales, el departamento administrativo y los sistemas centrales.
Por este motivo, la empresa inició un proceso de desmaterialización documental con objetivos claros: ofrecer a cada sucursal un acceso único a sus propios documentos, eliminar progresivamente el papel e integrar los DDT con el ERP corporativo, para que los datos y la información fueran más accesibles, actualizados y fiables.
Implementación
Con la introducción de la Solución DDT de Talea Consulting, integrada con ARXivar Document & Workflow Platform y con los componentes de aplicación de Talea Consulting (Conector de Documentos, Visor de Documentos, Agenda), la empresa ha digitalizado la gestión de los DDT y de las reclamaciones, transformando un proceso distribuido y basado en papel en un flujo más estructurado, trazable y controlable.
La solución permite a los usuarios monitorizar en tiempo real los tiempos y el lugar de entrega, poniendo inmediatamente a disposición la información necesaria para gestionar posibles notas de reclamación. El sistema muestra el estado de las reclamaciones y permite realizar un seguimiento de su evolución, mejorando el control del proceso y la calidad del servicio ofrecido al cliente.
El acceso a los documentos también se ha organizado de forma más coherente con las responsabilidades operativas: cada sucursal visualiza únicamente los documentos y las actividades de su competencia, mientras que los usuarios supervisores tienen una visibilidad completa de la documentación de las diferentes sucursales. Además, los clientes estratégicos pueden acceder a los documentos a través de un portal específico.
Solución
La digitalización del ciclo de los DDT ha permitido al cliente simplificar un proceso con un elevado impacto operativo, reduciendo las actividades manuales y mejorando la capacidad de control sobre los documentos, las entregas y las reclamaciones.
El proyecto ha generado beneficios concretos tanto para las sucursales como para el departamento administrativo: los documentos son más fáciles de consultar, el estado de las actividades es trazable y la información disponible en el ERP corporativo es más completa y fiable. Esto se traduce en una mayor eficiencia operativa, una mejor calidad de los datos y un servicio más puntual al cliente.
Los resultados confirman el impacto de la solución: actualmente, la empresa gestiona aproximadamente 4 millones de documentos al año y 30.000 workflows activos al día, con un ahorro del 70 % del tiempo en la gestión de las reclamaciones.
Talea Consulting
Talea Consulting está especializada en la digitalización de los procesos internos de las empresas: la innovación que aportamos mejora la productividad, facilita el trabajo y aumenta la competitividad.
Nuestro principal valor es un equipo de más de 20 Project Managers y consultores expertos en las mejores tecnologías y estrategias de Business Process Management (BPM). Gracias a ellos, ayudamos a cientos de clientes a optimizar los flujos de información, datos y documentos que circulan diariamente, tanto dentro como fuera de la empresa y entre los diferentes departamentos.
Aplicamos nuestras competencias técnicas, de consultoría y formación en la realización de proyectos que se adaptan a las necesidades de las empresas y mejoran sus procesos en los distintos departamentos, tanto mediante la integración con los sistemas existentes como mediante la creación de soluciones basadas en nuestra experiencia directa en ámbitos específicos.
