Generativer KI-Chatbot

Informationsressourcen als Motor effizienter Geschäftsprozesse

Informationen anforden

Warum die Chatbots von ARXivar integrieren?

Das volle Potenzial Ihrer Dokumente ausschöpfen

Greifen Sie schnell auf wertvolle Informationen zu und erhalten Sie gezielte Unterstützung bei Ihren täglichen Aufgaben

Greifen Sie schnell auf wertvolle Informationen zu und erhalten Sie gezielte Unterstützung bei Ihren täglichen Aufgaben

Prozesse optimieren

Sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Tätigkeiten und beschleunigen Sie Audits sowie Prüfprozesse

Sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Tätigkeiten und beschleunigen Sie Audits sowie Prüfprozesse

Entscheidungen schneller treffen

Gewinnen Sie sofort relevante Erkenntnisse aus komplexen Inhalten – ganz ohne aufwendige manuelle Recherchen

Gewinnen Sie sofort relevante Erkenntnisse aus komplexen Inhalten – ganz ohne aufwendige manuelle Recherchen

Vertrauliche Informationen schützen

Sicherer Zugriff auf Informationen, die ausschließlich autorisierten Nutzern und Abteilungen zur Verfügung stehen

Sicherer Zugriff auf Informationen, die ausschließlich autorisierten Nutzern und Abteilungen zur Verfügung stehen

Die KI, die Dokumente versteht und analysiert

Dokumenten-Chatbot

Der Dokumenten-Chatbot ermöglicht die direkte Interaktion mit Unternehmensdokumenten über eine einfache, natürliche Konversation.

Ausgehend von einer Nutzeranfrage kann das System komplexe Dokumente wie Richtlinien oder Verträge analysieren, gezielte Fragen beantworten, verschiedene Versionen vergleichen, Zusammenfassungen oder Übersetzungen erstellen, Berichte und KPIs extrahieren oder neue Inhalte auf Basis vorhandener Vorlagen generieren.

Individuelle Antworten in Echtzeit

Semantischer Chatbot

Mit dem semantischen Chatbot können Nutzer über natürliche Sprache mit dem dokumentarischen Wissensbestand des Unternehmens kommunizieren – genauso einfach wie in einem echten Gespräch.

Fragen wie „Welche Stornierungsbedingungen gelten für den Vertrag des Lieferanten XY?“ werden vom System inhaltlich verstanden. Auch Tippfehler oder ungenaue Formulierungen werden erkannt. Die Antworten sind präzise, kontextbezogen und basieren auf den in den archivierten Dokumenten enthaltenen Informationen.

ARXivar wahrt Rollen- und Zugriffsrechte

Mit den Chatbots erfolgt der Zugriff auf Informationen stets unter Einhaltung der Unternehmensberechtigungen. Jede Antwort wird automatisch anhand der definierten Sicherheitsrichtlinien gefiltert, sodass Nutzer und Abteilungen ausschließlich auf die Dokumente zugreifen können, für die sie autorisiert sind.

Dadurch bleibt die Trennung sensibler Informationen jederzeit gewährleistet, und unbefugte Zugriffe werden zuverlässig verhindert – im Einklang mit den Vorgaben der jeweiligen Organisation.

Technologische Architektur des Chatbots

Semantischer Index

Basiert auf semantischen Suchindizes und generiert Antworten mithilfe eines RAG-Ansatzes (Retrieval-Augmented Generation)

Semantischer Index

Basiert auf semantischen Suchindizes und generiert Antworten mithilfe eines RAG-Ansatzes (Retrieval-Augmented Generation)

LLM-Modell

Nutzt ein Large Language Model (LLM), eine generative KI, die Antworten auf Basis der gespeicherten Informationen erstellt

LLM-Modell

Nutzt ein Large Language Model (LLM), eine generative KI, die Antworten auf Basis der gespeicherten Informationen erstellt

Konversationsbasierter Ansatz

Neue Fragen können im Zusammenhang mit vorherigen Anfragen gestellt werden, sodass ein bereits begonnener Dialog nahtlos fortgeführt werden kann

Konversationsbasierter Ansatz

Neue Fragen können im Zusammenhang mit vorherigen Anfragen gestellt werden, sodass ein bereits begonnener Dialog nahtlos fortgeführt werden kann

Chat-Historie

Konversationen können gemäß konfigurierbaren Richtlinien gespeichert werden und gewährleisten so die Nachvollziehbarkeit der ausgetauschten Informationen

Chat-Historie

Konversationen können gemäß konfigurierbaren Richtlinien gespeichert werden und gewährleisten so die Nachvollziehbarkeit der ausgetauschten Informationen

Anwendungsbeispiele

Bei Wartungseinsätzen ermöglicht der in das Dokumentenrepository integrierte Chatbot den beteiligten Technikern, Verfahren, Richtlinien und technische Dokumente schnell zu finden.

Der Chatbot kann interne Fragen zu Fristen, Zahlungen, Kontoauszügen oder dem Status von Rechnungen beantworten und dabei Informationen in Echtzeit aus den Verwaltungssystemen abrufen. Zum Beispiel: „Zeige mir die Rechnungen, die diese Woche fällig sind.“

Bei wiederkehrenden Anfragen und Aufgaben, wie sie in IT-Abteilungen häufig vorkommen, kann der Chatbot Passwortzurücksetzungen, Supportanfragen, die Erstellung von Tickets sowie technische FAQs verwalten. Er schlägt gängige Lösungen vor oder erstellt bei Bedarf automatisch ein Ticket.

Eine Rechts- oder Vertriebsabteilung muss die Unterschiede zwischen zwei Vertragsentwürfen eines Lieferanten identifizieren. Der Dokumenten-Chatbot analysiert beide Versionen und liefert die erkannten Änderungen unmittelbar zurück, inklusive präziser Verweise auf die entsprechenden Stellen in den Originaldokumenten.

Während eines internen Audits muss die Personalabteilung schnell auf Unternehmensrichtlinien zu Überstunden, Dienstreisen oder Remote-Arbeit zugreifen können. Der Chatbot findet die aktuell gültigen Regelungen, weist auf veraltete Versionen hin und liefert relevante Auszüge einschließlich direkter Verlinkungen zu den zertifizierten Dokumenten in ARXivar.

Im Beschaffungsprozess kann ein Einkäufer den Chatbot nutzen, um die für einen Lieferanten geltenden Konditionen schnell zu überprüfen. Der Chatbot analysiert die archivierten Verträge, identifiziert die aktuellste Version und liefert sofort die gültigen Zahlungsbedingungen sowie relevante Hinweise.

Nutzer können den Chatbot nutzen, um Informationen zu Arbeitsabläufen, beteiligten Rollen und einzelnen Prozessschritten zu erhalten. Das System fasst die Inhalte aus den offiziellen Verfahrensdokumenten zusammen und stellt sie in natürlicher Sprache bereit, wodurch die korrekte Durchführung von Aufgaben erleichtert wird.