Esigenza «Smart Planning» è un progetto che nasce dall’esigenza di molte aziende di dover ripensare in maniera critica il proprio modello di gestione delle attività e delle risorse.
Sfruttando quanto la tecnologia mette a disposizione, si possano ottimizzare i processi e gestire tutte le informazioni su un ambiente user friendly e integrato, in modo da aumentare notevolmente la propria produttività.
Molto spesso calendari, pianificazione delle attività, gestione di ferie/permessi/malattie, rendicontazione del lavoro svolto, report per la fatturazione, cruscotti direzionali sono gestiti su sistemi diversi e non integrati.
Smart Planning vuole offrire un ambiente completo per la pianificazione e la gestione di time sheet e commesse.
I principali beneficiari di questa applicazione sono
- Aziende che lavorano per progetto/commessa
- Aziende che offrono servizi «a giornata»
- Aziende che stanno gestendo lo smart working
- Coloro che rendicontano le attività interne secondo particolari centri di costo
In sintesi, utilizzando un «calendario intelligente» e un motore di workflow, un appuntamento può diventare automaticamente un task fatturabile. Realizzazione Il punto di partenza alla base della soluzione sono le risorse e le commesse in corso (oppure i progetti). Le informazioni di base (anagrafiche) possono essere gestite direttamente sulla piattaforma, oppure possono essere acquisite da un altro sistema, come per esempio il gestionale.
Smart Planning è composto da tre moduli principali caratterizzati dalle tre componenti tecnologiche che abbiamo integrato: PlanningPME, PowerBI e ovviamente ARXivar.
- Sull’agenda integrata di PlanningPME, per ogni commessa creo tutte le attività necessarie e assegno le risorse, in modo da avere una pianificazione condivisa; questa fase è in carico al pianificatore o al gestore, ma può anche essere svolta dagli altri utenti che godono di maggiori gradi di libertà e che hanno il compito di programmare autonomamente il proprio lavoro.
- I dati di pianificazione sono acquisiti automaticamente in ARXivar e per ogni attività viene generato, sempre automaticamente, un rapportino che, normalmente, la risorsa deve solo confermare ed eventualmente arricchire con dei dettagli, in modo che la rendicontazione sia completa e veloce.
- Infine, grazie alla potenza della business intelligence di PowerBI, posso consultare dashboard e report interattivi che danno informazioni immediate sullo stato delle commesse, sui carichi delle risorse, sulle attività fatturabili, sui costi sostenuti e molto altro.
Grazie a workflow implementati in ARXivar, si possono inoltre gestire ferie, permessi e assenze per malattia, con un processo autorizzativo. Ovviamente vengono trattati gli imprevisti, i cambiamenti dell’ultimo minuto, rendendoli visibili e governabili ai necessari livelli organizzativi (colleghi, team leader, clienti, etc.). Risultati
- Avere informazioni continuamente aggiornate e facilmente ricercabili sulle attività in corso e sulla pianificazione.
- Migliorare la qualità dei servizi verso il cliente: pianificazione puntuale, rendicontazione di dettaglio, rapportini di lavoro, report riepilogativi.
- Semplificare i processi interni (uniformità del metodo di lavoro) e dotare tutti gli utenti di strumenti user friendly che velocizzano notevolmente la rendicontazione e la gestione amministrativa.
- Supportare le decisioni direzionali e le valutazioni di natura strategica con dati e analisi che permettono una migliore comprensione degli scenari.
- Utilizzare unicamente il client web di ARXivar e poter fruire con semplicità di tutti i vantaggi dell’integrazione tra diversi strumenti.
- Peculiarità: alto grado di personalizzazione per soddisfare specifiche esigenze di processo o di gestione delle informazioni.
Partner: BIOS MANAGEMENT
