Esigenza: Nel settore automotive, la gestione della qualità è un aspetto strategico: garantire che ogni processo, componente e servizio rispetti standard elevati significa proteggere conformità normativa, reputazione e competitività.
Per farlo, le aziende adottano un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) composto da documenti come politica e manuale della qualità, procedure, istruzioni operative, piani qualità e registrazioni. Questi documenti devono essere approvati, revisionati, distribuiti e conservati in maniera tracciabile e controllata, garantendo aggiornamento continuo e conformità agli standard.
L’azienda cliente – realtà internazionale specializzata in design e ingegneria per il settore automotive – gestiva il proprio SGQ con cartelle condivise, file scambiati via mail e monitoraggio tramite fogli Excel. I report venivano creati manualmente e riportati in presentazioni PowerPoint, con un notevole dispendio di tempo e risorse.
Questo sistema, seppur conforme, presentava criticità:
- elevato dispendio di tempo e risorse;
- rischio di errori nelle revisioni;
- difficoltà di avere una visione unitaria e aggiornata sul ciclo di vita dei documenti;
- assenza di tracciabilità in tempo reale
Realizzazione: Per ottimizzare la gestione documentale, è stata implementata una soluzione basata su ARXivar, integrata con strumenti di reportistica avanzata.
I passaggi principali:
- Mappatura dei reparti e dei responsabili per indirizzare in automatico i documenti nel corretto iter di approvazione.
- Definizione di processi approvativi differenziati, in base alla tipologia di documento e agli attori coinvolti.
- Introduzione di utenti con funzione di supervisione e strumenti per monitorare l’avanzamento dei flussi approvativi.
- Implementazione di blocco in modifica per garantire che un solo utente lavori sul documento alla volta, mantenendo sempre aggiornata l’ultima revisione.
- Tracciamento automatico delle modifiche e archiviazione in conservazione delle versioni precedenti.
- Attivazione di notifiche e alert per le scadenze e le revisioni.
- Integrazione con Power BI per la creazione di dashboard e KPI in tempo reale
Risultati: Il risultato è un sistema digitale centralizzato, flessibile e facile da utilizzare, che permette di standardizzare i processi e al contempo mantenere la governance.
L’introduzione della soluzione ha trasformato il modo di gestire la documentazione del SGQ. I flussi approvativi sono oggi più rapidi, standardizzati e monitorati in ogni fase.
I principali vantaggi riscontrati sono:
- Riduzione del rischio di errore e disponibilità immediata dell’ultima versione di ogni documento.
- Monitoraggio in tempo reale del ciclo di vita documentale, grazie a cruscotti interattivi.
- Facilitazione degli audit interni ed esterni, grazie a uno storico ordinato e sempre accessibile.
- Collaborazione più fluida tra reparti e riduzione dei tempi di processo.
- Possibilità di sfruttare i dati per analisi strategiche e individuazione di aree di miglioramento, favorendo un percorso di miglioramento continuo.
Partner: Bios Management