Esigenza L’azienda cliente, attiva nella produzione di detergenti e saponi, presentava un sistema di gestione documentale diventato ormai obsoleto e non più aggiornabile. Per questa ragione, il cliente ha espresso l’esigenza di ottimizzare e modernizzare questo aspetto nella propria gestione interna.
In particolare, l’esigenza riguardava la gestione dei processi di acquisizione, memorizzazione e gestione dei seguenti flussi aziendali, attualmente gestiti sulla piattaforma WebRainbow 4:
- Fatture cliente
- DDT vendita
- Ordini cliente
- Fogli di carico
- Navette
Il cliente ha richiesto di analizzare quanto implementato sull’attuale sistema WR4 e le eventuali revisioni dei requisiti segnalate dagli utenti individuati come Key Users per i processi in oggetto. Successivamente, al completamento della migrazione dei documenti elencati in precedenza, i flussi di lavoro ancora gestiti su WR4 saranno analizzati e valutati per l’eventuale migrazione.
DESCRIZIONE PROCESSO ATTUALE
- I documenti, quali fatture, DDT, ordini, fogli di carico e Navette, vengono generati sul sistema gestionale e poi memorizzati sul sistema WR4 tramite l’elaborazione di opportuni file testo in formato CSV (campi separati da “;”).
- Alcune informazioni sono recuperate direttamente dal DB dell’AS400 tramite opportune query SQL.
- Per i flussi in analisi la comunicazione è sempre monodirezionale, quindi dal gestionale a WebRainbow.
I documenti riguardano le varie società del gruppo Cliente. Per alcune di queste società, la migrazione all’interno del nuovo sistema di gestione documentale rappresenta l’occasione per integrare i loro flussi ed uniformarsi alle altre aziende del gruppo.
La procedura di importazione verrebbe inoltre irrobustita per minimizzare gli errori e tentare automaticamente il recupero di quanto non andato a buon fine nella prime sessioni di importazione. Realizzazione Per soddisfare l’esigenza espressa dall’azienda cliente è stata implementata la piattaforma di Document & Workflow Management ARXivar NEXT come nuovo sistema di gestione documentale.
Con ARXivar NEXT andiamo a recuperare tutto quello già presente in WR4 senza nessuna perdita, fornendo le stesse funzionalità che gli utenti erano già abituati ad avere. Inoltre, si fornisce uno strumento aggiornato e adeguato alle esigenze attuali in cui è possibile integrare anche altri processi non ancora presi in considerazione, abbinati all’uso di workflow appositi che ne permettono una migliore gestione e condivisione tra tutti gli utenti coinvolti.
Inoltre ARXivar, essendo uno strumento interamente web, permette l’utilizzo della rete aziendale in totale sicurezza e comodità anche fuori dagli uffici aziendali e tramite l’uso dei dispositivi mobile. Risultati L’implementazione di tale soluzione ha contribuito a un notevole miglioramento dell’efficienza e della qualità dei processi aziendali in essere. I principali benefici riscontrati sono i seguenti:
1. Maggiore Efficienza Operativa: La digitalizzazione e l’automazione dei processi e della gestione documentale riduce significativamente i tempi di elaborazione e messa a disposizione della documentazione. La gestione elettronica e centralizzata delle informazioni elimina i ritardi e le inefficienze legate ai processi manuali.
2. Miglioramento della Tracciabilità e della Visibilità: L’uso di ARXivar NEXT garantisce una gestione centralizzata e facilmente accessibile di tutta la documentazione. Questa maggiore visibilità permette di monitorare più efficacemente lo stato e la conformità dei documenti.
3. Centralizzazione della Documentazione: La soluzione permette di centralizzare la gestione della documentazione, assicurando che tutte le informazioni rilevanti siano archiviate e gestite in un unico sistema. Questa centralizzazione migliora l’accesso e la coerenza dei dati, facilitando la consultazione e la gestione delle informazioni.
4. Maggiore Conformità e Sicurezza: La gestione elettronica dei documenti e l’archiviazione automatizzata migliorano la conformità alle normative e agli standard aziendali. L’uso di tecnologie avanzate riduce il rischio di perdita o alterazione dei documenti, garantendo una maggiore sicurezza e integrità dei dati.
Grazie ad ARXivar NEXT sono state standardizzate e velocizzate tutte le procedure di acquisizione e gestione documentazione aziendale. La flessibilità del prodotto, unita ad una valida analisi e progettazione della soluzione in collaborazione con gli utenti e consulenti Smeup, consente di gestire le varie complessità e variabilità dei processi rispondendo ad ogni esigenza delle varie funzioni aziendali del cliente coinvolte in modo efficace senza rinunciare all’efficienza e alla semplicità di utilizzo della soluzione implementata. Partner: Smeup