Esigenza L’esigenza è quella di definire e ottimizzare tutte le fasi di cui si compone la gestione degli appalti pubblici ad opera di un Consorzio Stabile, dalla partecipazione alla gara d’appalto alla gestione delle commesse aggiudicate.
È richiesto un unico workspace mediante il quale ufficio gare e amministrazione possano collaborare in maniera sicura ed efficace con le imprese consorziate, ottimizzando i flussi documentali e lo scambio delle informazioni.
La direzione desidera monitorare i volumi relativi alle partecipazioni, aggiudicazioni e valore delle commesse consultando una dashboard di reportistica grafica. Realizzazione I punti di forza su cui verte la soluzione sono:
- Consentire all’ufficio gare la condivisione dei bandi di gara in una bacheca interna, mediante procedure automatiche di conversione e caricamento massivo dei tracciati provenienti delle banche dati.
- Fornire ad ogni azienda una dashboard mediante la quale poter interrogare le gare aperte, filtrando per CIG, CUP, ente, importo, area geografica e categoria delle lavorazioni, con la possibilità attivare workflow di prenotazione direttamente dalla dashboard.
- Permettere ad amministrazione e direzione del consorzio di monitorare tempo reale le prenotazioni alle gare, autorizzare o respingere le richieste in base ai requisiti e decretare l’avvio della procedura di candidatura.
- Monitorare scadenze dei documenti, attestati e certificati, gestirne il rinnovo mediante l’affidamento di attività agli utenti previsti, in base al ruolo, azienda, classe documentale.
- Gestione della commessa e pianificazione delle attività ad essa correlate, ovvero acquisizione di comunicazioni SAL, emissione delle fatture, sospensioni dei lavori, polizze e deleghe.
- Dashboard di reportistica grafica che consenta il monitoraggio real-time dei volumi e dello stato di avanzamento delle pratiche.
Risultati La struttura organizzativa basa, sulla collaborazione di ogni azienda consorziata con l’amministrazione del consorzio, centralizzando gli archivi per eliminare duplicazione di documenti e ridondanza di attività.
Ogni azienda consorziata è definita come Aoo autonoma, prevedendo la possibilità di digitalizzare ulteriori processi interni, senza il rischio di compromettere la sicurezza del patrimonio informativo aziendale.
Gli utenti sono supportati in tutte le fasi operative, dall’archiviazione mediante la compilazione dei modelli, al monitoraggio delle scadenze con relativa mappatura delle attività in base alle esigenze di rinnovo.
Sono state digitalizzate e automatizzate le principali fasi della candidatura alle gare d’appalto e della gestione delle commesse, garantendo solidità, continuità e ottimizzando in maniera significativa il lavoro.
La direzione riesce ad esercitare il controllo e a delegare le approvazioni mediante l’utilizzo della firma digitale automatica e i diversi tool collaborativi. Partner: GENESYS SOFTWARE
