Esigenza Il sistema SAP VIM (Vendor Invoice Manager) richiede, come da standard, l’integrazione con un sistema documentale ArchiveLink per l’archiviazione delle fatture dei fornitori e dei relativi allegati.
L’obiettivo era quindi quello di dotare l’azienda di una soluzione documentale capace di gestire in modo efficiente e centralizzato non solo le fatture, ma anche tutta la documentazione correlata, garantendo una completa integrazione con i processi logistici e contabili. Realizzazione ARXivar è da anni conforme all’interfaccia ArchiveLink di SAP, grazie al connettore SAP-ARXivar sviluppato da Regesta. Questo connettore consente la gestione completa dei documenti in entrata e in uscita dal sistema ERP, garantendo un’integrazione end-to-end per il ciclo attivo e passivo dei flussi logistici e contabili. La soluzione supporta anche la dematerializzazione, l’apposizione di timbri digitali, la gestione della posta elettronica, meccanismi di sales automation, e la gestione portafoglio di clienti e fornitori.
Di conseguenza, ARXivar è già pronto e compatibile con SAP VIM, offrendo un ambiente collaborativo per la gestione delle fatture e migliorando l’efficienza dei processi di fatturazione passiva.
Le fatture elettroniche vengono caricate dai vari intermediari di fatturazione elettronica su ARXivar, che le verifica ed eventualmente esegue l’estrazione dei dati, per poi inviarle a SAP VIM. Le fatture in formato PDF, invece, vengono ricevute automaticamente via email o caricate da agenti esterni su ARXivar, che le verifica e, se necessario, estrae i dati tramite OCR o AI Analyzer prima di inviarle a SAP VIM.
Una volta registrate, ARXivar si aggiorna automaticamente con tutti i dati di contabilizzazione, relaziona le fatture con le entrate merci e gli ordini di acquisto, e infine prepara i documenti per la conservazione elettronica. Risultati L’integrazione del sistema documentale ARXivar consente di gestire non solo le fatture legate a SAP VIM, ma anche l’intera documentazione aziendale in un unico ambiente centralizzato. Questo facilita l’uso dei workflow approvativi e sfrutta al massimo le potenzialità della piattaforma, ottimizzando i processi aziendali.
Inoltre, ARXivar permette di collegare rapidamente e senza difficoltà qualsiasi intermediario per la ricezione delle fatture elettroniche, rendendo uniforme e standardizzato il flusso di gestione delle fatture fornitori, anche per realtà multicountry. Partner: Regesta