Esigenza Chi si occupa della registrazione delle fatture d’acquisto o del controllo dei protocolli successivamente alla registrazione ha spesso la necessità di verificare i dati relativi alle entrate merci e agli ordini d’acquisto attraverso il proprio sistema gestionale.
Normalmente, questa attività richiede l’apertura di più finestre attive, tra transazioni e schermate di diverse piattaforme, costringendo l’utente a passare continuamente da un sistema all’altro.
L’esigenza del cliente era quindi quella di centralizzare la consultazione di tutta la documentazione passiva in un unico punto, mantenendo una relazione chiara e strutturata tra ordini, DDT e fatture. Realizzazione È stata implementata un’integrazione tra il sistema gestionale utilizzato dall’azienda e ARXivar, utilizzando il connettore SAP-ARXivar di Regesta. La soluzione consente di automatizzare e organizzare la gestione documentale dei documenti passivi, semplificando le attività operative degli utenti.
In particolare, è stata configurata l’archiviazione degli ordini d’acquisto allegati nel sistema gestionale attraverso il componente standard GOS (Generic Object Services). Le entrate merci vengono gestite al momento della registrazione, attraverso un processo automatico che digitalizza il DDT passivo e riconcilia il documento in ARXivar con i dati presenti nel sistema.
Le fatture d’acquisto vengono archiviate direttamente all’interno del gestionale: sia quelle provenienti da altri sistemi sia quelle acquisite tramite integrazione con il servizio di Fatturazione Elettronica. Tutti i documenti vengono così archiviati, organizzati e messi in relazione all’interno di ARXivar, mantenendo la piena integrazione. Risultati La gestione documentale integrata ha permesso di realizzare una funzionalità aggiuntiva all’interno del GOS standard, identificata da Regesta come “DMS-GOS”. Grazie a questa funzione, l’utente può visualizzare, con un semplice clic, tutte le relazioni documentali tra ordini d’acquisto, DDT e fatture, indipendentemente dal contesto in cui si trova (ordine, entrata merce o fattura).
Questo approccio consente di:
- mantenere il focus sull’attività principale,
- reperire rapidamente tutti i documenti necessari
- uniformare il processo di registrazione delle fatture fornitore.
Inoltre, la disponibilità immediata della documentazione facilita la gestione di reclami, verifiche e anomalie su fatture già registrate o ordini d’acquisto passati, riducendo sensibilmente i tempi di ricerca e migliorando il controllo complessivo del processo. Partner: Regesta