Esigenza L’obiettivo della soluzione, applicabile alle aziende di produzione e ai centri di distribuzione, consiste nell’evolvere il sistema informativo al fine di soddisfare le esigenze di centralizzazione delle informazioni che riguardano il ciclo passivo, ottimizzando le fasi approvative e quelle di archiviazione ed interrogazione dei documenti correlati. Realizzazione La proposta di Genesys Software risiede nel digitalizzare le fasi di cui si compone il ciclo passivo, resa possibile dall’integrazione del software gestionale di propria produzione eSIGEA con la soluzione ARXivar.
L’iter operativo ha inizio con il calcolo del fabbisogno, generato in automatico da eSIGEA distintamente per reparto di magazzino, in base anche al portafoglio ordini clienti. Dal fabbisogno scaturiscono le proposte d’ordine a fornitore e le richieste di approvvigionamento (materie prime e ricambi): questo flusso, grazie al motore di Workflow ARXivar, è preso in carico dall’ufficio acquisti centralizzato, che, ottenute le approvazioni necessarie, trasforma le proposte in ordini. L’editor grafico di progettazione dei Workflow, permette all’azienda di personalizzare l’iter approvativo in base alle esigenze dell’ufficio acquisti.
A questo punto gli ordini di acquisto proposti da eSIGEA, nel rispetto delle convenzioni stipulate con i fornitori e delle disponibilità di budget, vengono confermati e inviati al fornitore.
La fase successiva di entrata merci è gestita facilmente dagli utenti in eSIGEA, con l’ausilio di dispositivi mobile che velocizzano le operazioni ed assicurano il riscontro preciso della merce ricevuta.
Dalla funzione ciclo passivo integrato, le fatture di acquisto sono registrate e controllate in automatico da eSIGEA, per verificare la corrispondenza tra il documento di entrata merci e il relativo ordine di acquisto, quindi generare eventuali contestazioni per difformità, con emissione di nota debito o richiesta di nota credito. La fattura, dopo i dovuti controlli formali, è contabilizzata e poi pagata attraverso la funzione generazione ordini di pagamento.
Le funzionalità di archiviazione subordinate alla registrazione dei documenti, sono eseguite da eSIGEA su ARXivar, in maniera totalmente automatica e trasparente all’utente nel caso di documenti elettronici, mentre per i soli documenti cartacei, è necessaria l’applicazione di etichette QR-Code generate da eSIGEA. A questo punto le scansioni dei documenti possono essere eseguite contestualmente alla registrazione o al termine delle attività quotidiane, anche in blocchi, che saranno elaborati da ARXivar per completare la procedura di archiviazione e rendere i documenti disponibili e consultabili anche da eSIGEA. Risultati Tutte le fasi descritte sono integrate perfettamente tra eSIGEA ed ARXivar, il che migliora la gestione documentale con i processi operativi e garantisce anche l’archiviazione elettronica dei documenti contabili con la massima velocità, sicurezza ed affidabilità. L’archiviazione elettronica, estesa anche ai documenti in formato cartaceo, è un fiore all’occhiello del processo, in quanto consente velocemente di eseguire ricerche e verifiche contabili.
L’adozione di questa soluzione ha avuto impatto positivo anche sull’attività degli operatori e sul miglioramento delle relazioni con i fornitori assicurando i seguenti benefici:
• monitoraggio continuo delle scorte
• verifica degli ordini rispetto al budget
• verifica della merce in entrata (quantità, qualità, lotto e scadenza)
• riduzione dei tempi e taglio degli sprechi
• standardizzazione e digitalizzazione dei processi di supply chain
Il licensing di ARXivar NEXT, non imponndo limiti di utenti, consentirebbe di configurare delle dashboard dedicate ai fornitori, che potranno consultare o caricare documenti di propria competenza, in modalità sicura in funzione dei permessi attribuiti agli utenti. Partner: GENESYS SOFTWARE
