Esigenza: Una catena di supermercati gestisce annualmente milioni di documenti tra anagrafiche, contratti e schede di prodotto create tramite appositi modelli. Vista la mole di documenti da gestire e la complessità dei processi di approvazione degli stessi, essa richiede una soluzione in grado di eliminare per quanto possibile la carta puntando alla digitalizzazione dei documenti ed ottimizzando in maniera significativa tutti i processi di approvazione dei materiali e degli ordini di acquisto. Viene inoltre richiesta l’integrazione con Aruba per poter firmare direttamente i documenti all’interno del sistema ARXivar.
I flussi di approvazione richiesti sono abbastanza complessi e molti attori ne sono coinvolti. Viene inoltre richiesto che i documenti possano avere informazioni a corredo e abbiano la possibilità di essere revisionati. La gestione delle revisioni è complessa e deve permettere di mostrare la storia del documento dall’ingresso nel sistema all’ultimo aggiornamento. Per la gestione di tutti i documenti viene richiesta la possibilità di avere uno strumento in grado di inviare al cliente il documento in maniera sicura, avendo la possibilità di tracciarne l’apertura e di inviare solleciti. Qualora venga fatta una richiesta di un documento esistente, ARXivar si occupa di riaprire il flusso di approvazione permettendo l’interazione e la richiesta di modifiche con il fornitore.
La soluzione deve permettere diversi livelli di accesso con diverse riservatezze e layout grafici customizzati in base al ruolo dell’utente. Lo strumento deve essere accessibile da qualsiasi dispositivo (Smartphone, Tablet, PC). Realizzazione:
L’obbiettivo era quello di gestire l’intera problematica con ARXivar.
È stata, quindi, implementata una serie di processi di gestione dei documenti nella quale sia il cliente sia i propri fornitori interagiscono in maniera veloce e pratica.
Inoltre, è stato integrato Aruba così da consentire all’utente di firmare i documenti senza doverli prima stampare. I documenti sono stati archiviati con l’inserimento di metadati. In questo modo è più facile ricercarli e appariranno all’interno del portale in modo ordinato.
Per di più ARXivar permette di non perdere i documenti vecchi (sostituiti con quelli nuovi), tramite la gestione delle revisioni, così da poterli “ripescare” in caso di necessità ed in caso di contestazione con il fornitore.
I flussi implementati con la suite di ARXivar consentono di inviare i documenti tramite condivisioni in maniera sicura, di sapere se il destinatario la apre o meno, di sollecitarlo nel caso in cui non l’avesse ancora aperta e di creare un’interfaccia personalizzata sulle esigenze del cliente tramite la customizzazione della pagina web.
Il fornitore in questo modo può gestire i documenti all’interno del processo tramite un portale customizzato in base alle sue esigenze. Risultati: La soluzione ha saputo ridurre drasticamente l’utilizzo della carta in azienda andando a digitalizzare buona parte dei documenti archiviandoli all’interno del portale in modo ordinato per facilitarne la ricerca.
Inoltre il sistema permette di fascicolare automaticamente i documenti e relazionarli.
Per quanto riguarda il flusso, ha permesso di:
- ottimizzare i tempi
- assegnare ad ogni attore coinvolto un task in modo automatico e attraverso gli strumenti presenti
- svolgere delle funzionalità che prima venivano svolte su carta
All’interno del portale vengono oggi gestiti tutti i documenti tra il cliente e i propri fornitori, dalla gestione delle schede articolo alla firma dei contratti alla stesura di nuovi accordi quadro tra loro in base a dei metadati. Partner: PRESENT
