Esigenza
Una grande realtà pubblica, operante nel settore dei servizi, ha manifestato la necessità di digitalizzare il processo di onboarding degli operatori economici coinvolti nelle attività di acquisto e approvvigionamento.
L’obiettivo principale era dotarsi di uno strumento digitale che garantisse:
- la gestione delle richieste di iscrizione all’albo fornitori;
- la verifica documentale per la partecipazione a gare e procedure di affidamento;
- il supporto alla stipula di contratti di acquisto.
In particolare, si richiedeva che il sistema consentisse la raccolta e la verifica automatica della documentazione obbligatoria secondo la normativa vigente in materia di appalti pubblici (es. visura camerale, DURC, regolarità fiscale, casellario giudiziale, attestazioni L.68/99, ecc.).
Ulteriori necessità riguardavano:
- il controllo della validità dei documenti in ottemperanza all’art. 94 del D.Lgs. 36/2023;
- il monitoraggio delle informazioni societarie (compagine, esponenti, titolari effettivi, assetto, ecc.);
- la verifica della presenza in liste di riferimento e banche dati ufficiali;
- la gestione delle attività di due diligence, antiriciclaggio e anticorruzione;
- la disponibilità di una dashboard per il monitoraggio dello stato documentale, con evidenza di documenti in scadenza o scaduti.
Realizzazione
La soluzione implementata con ARXivar ha permesso di strutturare un sistema di gestione e verifica centralizzato e automatizzato per il monitoraggio degli operatori economici.
Sono stati configurati i seguenti elementi chiave:
- Tipologie documentali personalizzate, in linea con la normativa e con i requisiti interni dell’organizzazione.
- Maschere digitali per la raccolta e l’archiviazione dei documenti, accessibili direttamente da web.
- Attributi configurabili per ogni documento, come data di rilascio, data di scadenza, stato di approvazione, struttura societaria, titolari effettivi, ecc.
- Scadenziario documentale con notifiche automatiche via email per avvisi di documenti in scadenza o scaduti.
- Verifiche automatiche dei dati inseriti, con possibilità di confronto con banche dati pubbliche e private per l’individuazione di anomalie.
- Workflow di approvazione per guidare ogni fase del processo: dall’inserimento iniziale alla validazione, fino all’approvazione finale.
- Tracciabilità completa (audit trail) di ogni modifica o interazione sui documenti, utile per controlli interni ed esterni.
- Dashboard centralizzata per monitorare lo stato dei documenti e delle richieste in tempo reale, con visualizzazione sintetica e filtri avanzati.
Risultati
Grazie alla digitalizzazione del processo con ARXivar, l’organizzazione ha ottenuto benefici concreti in termini di efficienza, controllo e compliance.
- Registrazione strutturata degli operatori economici tramite moduli digitali personalizzati.
- Automazione del processo di onboarding, con eliminazione dei passaggi manuali e riduzione dei tempi di approvazione.
- Verifica dei dati integrata con banche dati esterne per migliorare l’affidabilità e la tempestività delle informazioni.
- Aggiornamento continuo delle informazioni societarie e documentali grazie a controlli programmati e sincronizzazioni automatizzate.
- Workflow configurabili per garantire coerenza procedurale e tracciabilità in ogni fase del processo.
- Controllo centralizzato e monitoraggio proattivo di tutte le richieste e i documenti attraverso dashboard e report personalizzabili.
Partner: Present