Esigenza Ottimizzare il processo di gestione della convocazione delle riunioni attraverso un unico processo, riducendo il trattamento, la circolazione e la stampa di tutti i documenti inerenti alla riunione stessa e migliorando l’interazione e la collaborazione tra i diversi attori coinvolti. Realizzazione Sfruttando le numerose funzionalità che ARXivar mette a disposizione, è possibile velocizzare la dematerializzazione e la gestione della documentazione del processo di convocazione delle riunioni, ottenendo un’operatività ottimizzata, uniforme e misurabile.
Il workflow procede secondo i seguenti step:
- Il punto di partenza è la creazione di un modello “Lettera di Convocazione”. Quando è necessario convocare una riunione, l’utente deve archiviare una lettera tramite il modello di riferimento. Si possono gestire molteplici tipologie di riunioni (assemblee, consigli, comitati…) e ognuna può avere un suo modello specifico.
- Per ogni riunione convocata si genera un fascicolo di riferimento contenente tutta la documentazione inerente a quella riunione. Un singolo fascicolo può essere consultato solo da chi partecipa alla riunione a cui fa riferimento quel fascicolo.
- In automatico arriva a tutti i partecipanti una mail che comunica la convocazione di una riunione con in allegato la lettera. Inoltre, nella mail è presente il link per accedere ad ARXivar, visualizzare il fascicolo della riunione e vedere i documenti caricati.
- Il processo si conclude quando viene caricata e completata tutta la documentazione (Lettera di Convocazione, Documentazione interna/esterna, etc.) e in particolare il Verbale della Riunione.
Risultati Con ARXivar è possibile caricare documenti e gestire le interazioni tra utenti, in modo che le informazioni siano sempre aggiornate e facilmente ricercabili. I risultati sono:
- Ridurre la circolazione della documentazione cartacea.
- Avere informazioni e documenti continuamente aggiornati e facilmente ricercabili.
- Facilitare l’interazione tra gli attori coinvolti grazie a un processo automatizzato che velocizza notevolmente la comunicazione e la gestione di una riunione.
- Garantire un alto grado di riservatezza sui documenti, permettendo la loro consultazione solo a chi ha ricevuto la convocazione per la riunione.
Partner: BIOS MANAGEMENT
