Esigenza: Il cliente, un’azienda leader in Italia nel settore della produzione e vendita di energia elettrica da fonti rinnovabili, aveva la necessità di automatizzare il flusso delle richieste di acquisto ed il relativo processo approvativo. In precedenza, l’iter veniva gestito via e-mail, con il rischio di dispersione di tutta la documentazione tecnica allegata. Inoltre, le mail spesso venivano perse o dimenticate, causando ritardi ed inefficienze.
Il cliente gestisce numerosi impianti eolici, principalmente in Italia e alcuni in Europa, ognuno dei quali ha una propria ragione sociale e proprie regole specifiche a livello giuridico.
Era quindi essenziale adottare un sistema che gestisse in modo automatico:
- la compilazione delle richieste di acquisto;
- l’inserimento della documentazione tecnica necessaria a procedere con l’acquisto con fornitore specifico oppure a decidere di valutare di altri preventivi e fornitori;
- l’invio ai diversi procuratori in base ad ogni singolo impianto e alle diverse soglie economiche di ogni richiesta di acquisto.
Realizzazione: Grazie ad ARXivar NEXT è stata realizzata una soluzione che, a partire dalla richiesta di acquisto, permettesse di digitalizzare e monitorare tutto il processo conseguente, senza rischiare di commettere errori o dimenticanze.
La soluzione realizzata gestisce e digitalizza i seguenti passaggi:
- Inserimento digitale della richiesta di acquisto da parte della responsabile della Segreteria di Direzione.
- Inserimento dei parametri:
- impianto relativo alla richiesta di acquisto;
- documentazione tecnica;
- invio ai diversi procuratori in base alle diverse soglie economiche di ogni richiesta di acquisto
- gestione delle eccezioni, in base a dei parametri definiti dal Consiglio di Amministrazione
La soluzione è stata strutturata per permettere ai diversi procuratori di approvare in modo semplice e immediato le richieste di acquisto, avendo a disposizione tutta la documentazione necessaria a prendere la decisione. Risultati: Il sistema ha assicurato una sensibile riduzione della parte manuale, prima decisamente onerosa, riducendo contestualmente i margini di errore.
I diversi procuratori accedono ogni giorno solo all’elenco delle richieste di acquisto a loro assegnate. Ciò permette di avere una rapida e globale visione delle richieste d’acquisto di ogni impianto a loro assegnato e di poter procedere all’approvazione con due semplici click.
Infine, qualora alcune richieste risultino non evase (non approvate e non respinte) per un lasso di tempo definito, è stato implementato un sistema di alert che assicura alla responsabile della Segreteria di Direzione di intervenire tempestivamente. Partner: DSC Group