Esigenza
Con la crescita del numero di contratti di vendita da gestire ogni anno, l’azienda aveva la necessità di digitalizzare e rendere più efficiente l’intero processo contrattuale, dalla predisposizione del documento fino alla firma elettronica e all’archiviazione.
Lo scenario di partenza era caratterizzato da una gestione ancora fortemente basata su documenti cartacei, scansioni e scambi tramite e-mail, che rendevano più complesso monitorare lo stato delle pratiche, ricostruire modifiche e approvazioni e garantire un accesso immediato alla documentazione corretta.
Anche i modelli contrattuali erano distribuiti tra cartelle e dipartimenti differenti, in particolare Legal e Commerciale, con il rischio di utilizzare versioni non aggiornate, generare rilavorazioni e aumentare la possibilità di errori nelle condizioni concordate con il cliente.
L’obiettivo era quindi creare un unico processo digitale, strutturato e tracciabile, centralizzando template e contratti firmati, riducendo le attività manuali e velocizzando la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali.
Realizzazione
Attraverso ARXivar Document & Workflow Platform, la Soluzione Contratti, il connettore Task Mail e ARXivar Sign, abbiamo digitalizzato il ciclo di gestione dei contratti creando un workflow unico dalla predisposizione alla firma.
I modelli contrattuali sono stati standardizzati e centralizzati, con clausole definite dal Legal, sezioni protette e modifiche gestite attraverso un processo controllato. In questo modo Commerciale e Legal possono lavorare sempre sulla documentazione corretta, riducendo verifiche e rilavorazioni.
Anche le richieste del cliente, le osservazioni e le eventuali variazioni contrattuali sono state integrate nel flusso digitale, permettendo di tracciare comunicazioni, versioni e modifiche all’interno della stessa pratica.
La soluzione ha inoltre digitalizzato la raccolta dei dati anagrafici e l’avvio del processo di firma elettronica, collegando informazioni e documenti al relativo contratto. La sottoscrizione viene completata attraverso Firma Elettronica Semplice (FES) o Firma Elettronica Avanzata (FEA) con autenticazione OTP, mentre il documento firmato viene reso immodificabile e archiviato automaticamente nel repository documentale.
Il risultato è un processo contrattuale end-to-end, più semplice da governare e completamente tracciabile.
Risultato
La digitalizzazione della gestione dei contratti ha permesso all’azienda di creare un unico repository documentale, nel quale centralizzare modelli, pratiche e contratti firmati, aumentando la facilità di accesso alle informazioni e il controllo sulle versioni.
La completa tracciabilità del workflow ha migliorato anche la qualità dei dati e la collaborazione tra Legal, Commerciale e gli altri reparti coinvolti, rendendo più rapido lo scambio di informazioni e riducendo le attività manuali legate a modifiche, approvazioni, firma e archiviazione.
I numeri evidenziano la portata del progetto: oltre 100.000 contratti gestiti ogni anno, più di 80 utenti coinvolti e un risparmio del 65% nella gestione di ogni contratto.
Un processo più veloce e controllato che consente all’azienda di gestire volumi elevati di documentazione contrattuale mantenendo efficienza, tracciabilità e continuità operativa.
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 20 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.