Gestione documentale

Gestione documentale: quali sono i requisiti?

Un sistema di gestione documentale per essere efficiente e sicuro deve seguire specifiche procedure e utilizzare precisi strumenti informatici in grado di governare in modo efficace ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento.

Ma come organizzare i documenti aziendali? Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.

Best Practice per una corretta gestione documentale:

• La gestione dei documenti informatici dovrà avvalersi di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management (per la gestione dei contenuti, per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti, per la descrizione delle attività del flusso di lavoro etc. etc.) di Document management system (per l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni, i metadati, la sicurezza logica e fisica del dato, l’indicizzazione, la riproduzione etc. etc.)
• Essenziale un manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti (obbligatorio nella Pubblica Amministrazione)
• Dovrà essere incaricato un Responsabile della gestione documentale
• Dovrà essere adottato un sistema di Conservazione a norma di legge da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle vigenti Linee Guida AgID ai fini dell’autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale
• Dovrà essere adottato un manuale di conservazione per la definizione della struttura organizzativa, delle modalità operative, delle procedure interne, degli standard e delle regole adottate

Chi è il responsabile della gestione documentale?

Il responsabile della gestione documentale è una figura fondamentale all’interno di un’azienda e diventa obbligatoria per la Pubblica Amministrazione. Generalmente questo incarico viene ricoperto da un dirigente o un funzionario che presenta precisi requisiti professionali oppure ha competenze tecnico archivistiche.

Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema stabilendo “chi fa cosa” (inserimento, modifica o consultazione dei documenti informatici) ma non solo. Se andiamo nel dettaglio, infatti, fra le principali funzioni troviamo:

• la predisposizione delle procedure per un corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo
• la predisposizione di tutte le misure organizzative necessarie per l’introduzione del registro del protocollo informatico unico
• l’elaborazione di un piano di conservazione dei documenti, inviando periodicamente al sistema di conservazione i fascicoli relativi a procedimenti chiusi
• in ultimo, in coordinamento col responsabile della conservazione, è parte attiva alle operazioni di scarto nel rispetto della normativa sui beni culturali