13 junio 2021

IX-CE | Servicio de Almacenamiento

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ARXivar ofrece soluciones de almacenamiento electrónico acreditadas por la AGID tanto a nivel interno (es decir, en los sistemas de información internos de la empresa) como en forma de servicio de outsourcing que se encarga de todas las fases del proceso de almacenamiento electrónico en nombre de la empresa.

IX-CE es la solución de almacenamiento electrónico en outsourcing de ARXivar que se encarga de todas las fases del proceso de almacenamiento electrónico en nombre de la empresa:

• Los documentos digitales o escaneados se envían al servicio web a través de la integración con el ERP (API/Web services o ARXivar).
• El servicio puede proporcionar la firma remota automática a los documentos en nombre del cliente.
• La empresa puede acceder en todo momento a sus documentos en la web

Able Tech, empresa certificada según la norma ISO 27001:2013 y acreditada por AgID, asume el papel de procesador de datos, gestor de seguridad y gestor del sistema de almacenamiento.

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El objetivo de Able Tech es crear y gestionar un sistema de almacenamiento que ofrezca a sus clientes todas las ventajas de utilizar un sistema tecnológico moderno: tanto para la Administración Pública como para los clientes privados.

• En el ámbito de la Administración Pública es obligatorio prestar atención a la necesidad de conservación a largo plazo (en muchos casos es necesario conservar los documentos administrativos informatizados durante periodos superiores a 20 años o incluso indefinidamente);
• En el sector privado, los plazos de conservación suelen ser más cortos (a menudo 10 años o menos), mientras que es esencial que el servicio de conservación se integre con los sistemas corporativos para lograr una sinergia virtuosa, destinada a aportar beneficios a todo el ciclo de gestión documental en términos de planificación y simplificación. Por ejemplo: verificación de la consecutividad numérica de los documentos almacenados o almacenamiento asociado al servicio de intermediación de facturas electrónicas a través del Sistema de Intercambio.

Para llevar a cabo estos objetivos, Able Tech se esfuerza por ofrecer un sistema de almacenamiento de alta seguridad y calidad sin perder de vista los avances tecnológicos::

• combatiendo la obsolescencia de los formatos;
• permitiendo el acceso, la integridad y la legibilidad de la información a corto y largo plazo;
• siguiendo las actualizaciones de la normativa para mantener el sistema en línea con la legislación vigente en materia de conservación y con el estado del arte de la tecnología de la información.

Además, con el fin de garantizar el patrimonio documental de los Clientes, en caso de cese de las actividades de almacenamiento o cambio de su misión empresarial, Able Tech se compromete a informar puntualmente a todos sus clientes del servicio IX-CE a través de los canales contratados, indicando una o varias opciones entre las que el cliente podrá elegir para continuar con el almacenamiento digital de sus documentos. Esto es posible sabiendo que Paquetes de Conservación que componen el Archivo de Conservación se realizan según el principio de interoperabilidad y de acuerdo con los estándares definidos por la legislación vigente (en particular la DPCM 3 de diciembre de 2013 sobre la conservación y las Directrices sobre la formación, la gestión y el almacenamiento de los documentos electrónicos de AgID del 09 de septiembre de 2020 y sus posteriores actualizaciones).

Para Able Tech es fundamental poder ofrecer servicios a sus clientes, tanto a las administraciones privadas como a las públicas, de acuerdo con el principio de transparencia.
Para garantizar este principio, Able Tech se compromete a llevar a cabo una serie de iniciativas destinadas a la supervisión y certificación constantes de sus actividades:

• Certificación de sus procesos mediante el mantenimiento de las siguientes certificaciones:
  • ISO/IEC 27001:2013 “Sistema de gestión de la seguridad de la información”;
  • ISO 9001:2015 “Sistema de gestión de la calidad”.
• Auditorías periódicas realizadas tanto por personal interno competente como por organismos de certificación acreditados por ACCREDIA;
• Evaluaciones y revisiones periódicas, tras los cambios normativos y/o tecnológicos;
• Publicación del manual de almacenamiento en el sitio web institucional de la Agencia de Italia Digital;
• Definición de cláusulas contractuales lo más claras posible, para que sean fáciles de leer e interpretar por parte del cliente.
• Información a los clientes sobre el servicio ofrecido y las novedades normativas tanto de forma activa (a través de boletines informativos y publicaciones en la página web de la empresa) como estando a disposición de los clientes (a través del Servicio de Atención al Cliente por teléfono, portal dedicado, correo electrónico y chat).

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