La gestión documental es un proceso informático de los documentos que puede dividirse en tres fases principales: creación, gestión y conservación conforme a la normativa.
La gestión de un sistema de gestión documental puede delegarse a terceros. ¿Te preguntas qué se entiende por sistema de gestión documental? ¡Es muy sencillo! Se trata de una solución de software utilizada para centralizar, organizar y compartir documentos de forma segura. A medida que aumenta la complejidad de los procedimientos y la normativa, crece la cantidad de información que hay que gestionar.
Para que un sistema de gestión documental sea eficiente y seguro, debe seguir procedimientos específicos y utilizar herramientas informáticas concretas capaces de gestionar de forma eficaz cada uno de los procesos que afectan al ciclo de vida del documento.
Pero, ¿cómo organizar los documentos de la empresa? Todo debe estar orientado al correcto cumplimiento de las obligaciones de carácter administrativo, jurídico y archivístico, así como al respeto de los principios generales en materia de tratamiento de datos personales, incluso mediante un análisis adecuado de los riesgos. Deben perseguirse objetivos de accesibilidad a la información entrante y saliente, combinando el cumplimiento normativo con las exigencias y necesidades prácticas del trabajo diario.
Buenas prácticas para una gestión documental adecuada:
Integración con los sistemas utilizados para la centralización de la gestión
Acceso inteligente a la información desde cualquier lugar y dispositivo que se utilice
Sistema de gestión documental fiable con altos estándares de cifrado de datos
Todas las etapas del ciclo de vida de un documento se gestionan mediante sistemas automáticos
Información compartida y controlada mediante la configuración de los niveles de acceso adecuados
Para preservar el valor probatorio del documento en formato digital
El responsable de la gestión documental es una figura fundamental dentro de una empresa y su designación es obligatoria en la Administración Pública. Por lo general, este cargo lo ocupa un directivo o un funcionario que cumple unos requisitos profesionales específicos o que cuenta con competencias técnicas en materia de archivo.
El responsable de la gestión documental, en esencia, gestiona los flujos de documentos digitales de la empresa, define las políticas de acceso al sistema estableciendo «quién hace qué» (introducción, modificación o consulta de documentos informáticos), pero no solo eso. Si entramos en detalle, de hecho, entre sus principales funciones se encuentran:
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