LA EMPRESA: BENELLI ARMI
Benelli Armi es una empresa industrial italiana con sede en Urbino, especializada en la fabricación de armas de fuego y presente tanto en el mercado nacional como internacional.
Fundada en 1967, la compañía es una referencia en su sector y cuenta con una facturación superior a los 130 millones de euros.
LA NECESIDAD
La gestión de las facturas de proveedores internacionales y de los datos documentales asociados se caracterizaba por tareas manuales, intercambios de correos electrónicos, impresiones y procesos basados en documentación en papel.
La principal necesidad consistía en automatizar la captura y validación de datos dentro del proceso de gestión de facturas de proveedores internacionales, permitiendo el prerregistro automático en contabilidad y la integración con el sistema de gestión JDE.
LA SOLUCIÓN
Benelli Armi implementó una solución basada en ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence y Cassetto Doganale Import de Talea Consulting.
Gracias a la inteligencia artificial integrada en el proceso, las facturas se leen y clasifican automáticamente, extrayendo de forma automática la información relevante.
Los documentos se relacionan entre sí, permitiendo a los usuarios involucrados validar la información y gestionar la recopilación de firmas dentro de un flujo digital estructurado. Una vez finalizado el proceso de aprobación, el departamento administrativo recibe las facturas aprobadas en formato digital.
LOS BENEFICIOS
La implantación de la solución permitió a Benelli Armi mejorar significativamente la gestión de las facturas de proveedores internacionales, reduciendo en un 75 % el tiempo necesario para verificar y clasificar los documentos.
- La digitalización del proceso hizo posible eliminar impresiones y tareas manuales. Además, se redujo el riesgo de errores de introducción de datos gracias a la vinculación automática de la información entre distintos documentos, haciendo el proceso administrativo más eficiente y sostenible.
- El proyecto involucró aproximadamente 400 facturas de proveedores internacionales y 40 usuarios dentro del flujo de aprobación. Esto demostró el valor real de la integración entre gestión documental, automatización de procesos e inteligencia artificial.
Benelli Armi transformó un proceso fragmentado y manual en un flujo digital, controlado e integrado, liberando tiempo para actividades de mayor valor añadido y aumentando la eficiencia global del área administrativa.
