DAS UNTERNEHMEN: Gruppo ceramiche del conca
Die Gruppo Ceramica Del Conca zählt zu den führenden Industrieunternehmen im Bereich der Herstellung hochwertiger Keramikfliesen und Wandverkleidungen.
Die Gruppe besteht aus drei Unternehmen, vier Marken (Ceramica del Conca, Ceramica Faetano, Pastorelli und Del Conca USA) sowie vier Produktionsstandorten. Seit ihrer Gründung im Jahr 1978 hat sie sich als Referenzunternehmen in ihrer Branche etabliert und erzielt einen Jahresumsatz von über 130 Millionen Euro.
In den vergangenen Jahren hat Ceramica Del Conca einen umfassenden Digitalisierungsprozess für Dokumente und Geschäftsprozesse eingeleitet. Ziel war es, manuelle und repetitive Tätigkeiten mit geringem Mehrwert effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Dokumentenprozesse nahtloser mit den bereits vorhandenen Verwaltungssystemen zu integrieren.
DIE HERAUSFORDERUNG
Die Verwaltung der Dokumente im Eingangs- und Ausgangsprozess des gesamten Konzerns war fragmentiert und stark von manuellen papierbasierten Abläufen abhängig. Die Digitalisierung basierte noch auf Barcode-Scans, während die Dokumentenprozesse zwischen den einzelnen Business Units unterschiedlich organisiert waren.
Hinzu kamen wenig effiziente Genehmigungsprozesse, weiterhin papierbasierte Lieferscheine sowie eine Dokumenteneinsicht, die nicht vollständig in das CRM integriert war. Dies führte zu Verzögerungen im täglichen Betrieb.
Die Ziele waren klar definiert:
- Einheitliche und integrierte Verwaltung des gesamten Dokumentenzyklus im Eingangs- und Ausgangsprozess.
- Abschaffung von Ausdrucken, Papierdokumenten und physischen Archiven zugunsten vollständig digitaler Prozesse.
- Integration von SAP, ARXivar und CRM zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe und Verbesserung des Informationszugriffs.
DIE LÖSUNG
Talea Consulting unterstützte die Gruppo Ceramica Del Conca bei der Einführung einer Lösung auf Basis von ARXivar Document & Workflow Platform, Azure AI Document Intelligence sowie den Anwendungskomponenten von Talea Consulting (Document Connector, Document Viewer und T-Signer).
Eingangsprozess
Dank der in den Eingangsprozess integrierten KI werden Dokumente automatisch gelesen und klassifiziert. Relevante Informationen werden extrahiert und mit dem von SAP in ARXivar erzeugten Dokumentenprofil verknüpft.
Ausgangsprozess
Kundenlieferscheine werden automatisch in digitaler Form erstellt, durch den Kunden oder den Spediteur mittels grafometrischer Signatur unterzeichnet und anschließend direkt in ARXivar archiviert.
Die Anwender können alle in ARXivar gespeicherten Dokumente direkt aus dem CRM heraus einsehen.
DIE VORTEILE
Durch die Einführung der Lösung konnte die Gruppo Ceramica Del Conca ihre Prozessverwaltung deutlich verbessern. Heute werden 80 % der Dokumente im Eingangsprozess automatisch klassifiziert, bei mehr als 450 beteiligten Nutzern und einem Dokumentenvolumen von über 200.000 Dokumenten pro Jahr.
Die Optimierung der Eingangs- und Ausgangsprozesse ermöglichte:
- Die Abschaffung von Barcodes und Papierausdrucken für eine einfachere, schnellere und nachhaltigere Dokumentenverwaltung.
- Eine höhere operative Effizienz durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten und Bearbeitungszeiten.
- Die vollständige Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und Prozessen für mehr Kontrolle in jeder Prozessphase.
- Den automatischen Abgleich von Informationen zur Beschleunigung von Prüfungen und zur Verringerung von Fehlern und Inkonsistenzen.
- Eine bessere Datenqualität durch zuverlässigere, konsistentere und leichter zugängliche Informationen.
