Workflows zur Unterstützung aller Unternehmensbereiche

Ein zentraler Workflow steuert den gesamten Angebotsprozess – von der über ein Portal eingereichten Angebotsanfrage über die Zusammenarbeit zwischen Technik und Vertrieb bis hin zur Erstellung und Bereitstellung des Angebots.

Vertragslaufzeiten werden kontinuierlich überwacht, um eine rechtzeitige Verlängerung sicherzustellen. Das System informiert die zuständigen Mitarbeiter automatisch, sobald eine Überprüfung oder Anpassung erforderlich ist.

Der gesamte Ticketprozess wird automatisiert gesteuert – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zum Abschluss des Support-Tickets.

Die vom ERP-System erzeugte elektronische Rechnung wird automatisch geprüft und versendet. Anschließend empfängt ARXivar die Rückmeldungen des Austauschsystems und startet je nach Benachrichtigungstyp die entsprechenden automatisierten Prozesse.

ARXivar weist die Bearbeitung einer Ablehnungsbenachrichtigung automatisch einem definierten Mitarbeiter zu. Dieser prüft die Ursache und behebt die Unstimmigkeit innerhalb der geltenden steuerlichen Fristen.

Ein automatisierter Prozess sendet dem Kunden eine E-Mail mit dem Rechnungs-PDF im Anhang. So wird er über die fehlgeschlagene Zustellung informiert und aufgefordert, das Originaldokument über das entsprechende Behördenportal herunterzuladen.

Nach der Erstellung einer Bestellanforderung wird ein Freigabe-Workflow gestartet, der mit der Erstellung der Bestellung endet. Nach Freigabe und digitaler Signatur wird diese automatisch an den Lieferanten versendet.

Der vom IT-System erzeugte Lieferschein wird nicht mehr ausgedruckt und dem Fahrer übergeben. Stattdessen steht er Lieferanten und Empfängern digital über ein Tablet oder einen Link zur Verfügung.

Der Lieferant stellt seine Rechnung über ein Webportal bereit. Nach dem automatischen Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung startet das System den Genehmigungs- und Zahlungsworkflow.

Verschiedene aufeinanderfolgende oder parallele Aufgaben binden die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt ein – von der Personalanforderung und Dokumentenvorbereitung bis zur Vertragserstellung und Aufnahme in die Entgeltabrechnung.

Für jeden Mitarbeiter wird eine digitale Personalakte geführt, die seine gesamte Beschäftigungshistorie sowie alle relevanten Dokumente enthält, die bislang häufig auf Dateiservern oder in Papierform archiviert wurden.

Das System erfasst und speichert Spesenabrechnungen, die Mitarbeiter direkt über Smartphone oder PC einreichen. Die Personalabteilung erhält automatisch strukturierte Übersichten und Berichte nach Monaten gegliedert.

ARXivar begleitet die Anwender durch alle Schritte der Bearbeitung von Reklamationen – von der Erfassung über die Weiterleitung bis hin zum Abschluss des Vorgangs und der Information des Kunden.

Ein Workflow informiert die Verantwortlichen über offene Aufgaben und ermöglicht die Erfassung der erforderlichen Informationen. Bei Verzögerungen werden automatische Erinnerungen versendet.

ARXivar unterstützt die Verwaltung von Data-Breach-Prozessen, von der Erfassung und Klassifizierung des Vorfalls bis zur Benachrichtigung betroffener Personen und zuständiger Behörden. Detaillierte Berichte dokumentieren Art und Umfang der betroffenen Daten, die Auswirkungen auf die Verarbeitung sowie die Bearbeitungszeiten.