Esigenza La richiesta arriva da un’azienda specializzata nel settore antincendio che ci ha chiesto di riorganizzare i documenti relativi alla Qualità (ISO9001), alla Sicurezza (ISO45001) e all’Ambiente (ISO14001) con l’obiettivo di avere una gestione più strutturata, controllata e sicura.
Nel tempo la documentazione è stata gestita nel file system di un PC e condivisa con il consulente della qualità tramite DropBox.
In particolare, si ha l’esigenza di portare in ARXivar i documenti relativi QAS (Qualità, Ambiente e Sicurezza) rispettando – in parte – la struttura organizzativa già adottata nelle cartelle Drop Box così individuato:
- Procedure
- Procedure
- Istruzioni Operative
- Moduli
- Registrazioni
Realizzazione La soluzione realizzata fornisce una serie di strumenti documentali che consentono:
- MASCHERE per l’archiviazione nuovi documenti
- Modifiche PROFILI PREDEFINITI per documenti già gestiti in processi già esistenti (REGISTRAZIONI)
- CARTELLE MONITORATE per agevolare l’esercizio del recupero storico
- FASCICOLI in cui raccogliere tutti i documenti in una struttura semplice ed ordinata
- SCADENZIARIO
- Report che propone le scadenze inserite in stile calendar
- VISTA che propone le REGISTRAZIONI prossime a scadenza
Sfruttando il motore di workflow vengono gestiti:
- CONTROLLO REVISIONE
- Con cadenza annuale viene proposto un TASK al responsabile redattore del documento (Procedura, Istruzione Operativa, Modulo) in cui viene chiesto se il documento è da sottoporre a revisione
- Ogni documento interessato deve contenere le informazioni utili per determinare i termini di scadenza ed i soggetti da coinvolgere
- GESTIONE REVISIONE
- Creazione di una BOZZA per la nuova versione
- TASK al responsabile redattore per la redazione della BOZZA
- TASK per l’APPROVAZIONE
- PUBBLICAZIONE della nuova versione applicando opportuni cambi di STATO ai documenti interessati
- REGISTRAZIONI IN SCADENZA
- TASK al referente per gestire la registrazioni in scadenza (es. inserire una misurazione richiesta)
Risultati I risultati sono stati immediati:
- Consultazione semplice e veloce; struttura base dei fascicoli ereditata da sistema già in uso, ottimizzata, semplificata e resa rigorosa da regole automatiche.
- Condivisione attiva con il consulente
- Nessuna duplicazione di documenti o dati; ad esempio, non è più necessario riportare le scadenze di alcune registrazioni nel documento “scadenziario” in quanto lo scadenziario viene generato automaticamente come report.
Partner: ATF