Esigenza L’azienda per cui è stato svolto il progetto vende e consegna mobili. Dato l’incremento del numero di contratti annuali si è reso necessario intervenire sui seguenti punti:
- Aumentare la soddisfazione dei clienti attraverso comunicazioni tempestive sulle consegne
- Organizzare e monitorare il rispetto delle date di consegna da parte dei fornitori
- Semplificare e ottimizzare la gestione documentale del ciclo di acquisizione ordini cliente
- Gestire le successive fasi del processo in maniera strutturata ed informatizzata per:
- ridurre gli errori
- tenere monitorata la sequenza di attività legate all’ordine cliente
- Gestire le modifiche dei documenti mantenendo una cronologia delle versioni
Realizzazione Per permettere agli utenti l’utilizzo di una interfaccia a loro familiare e stata realizzata una integrazione con il software gestionale in uso. Questo ha facilitato di molto lo startup del progetto.
Il processo consiste in:
- Acquisizione dell’ordine
- Inserimento acconto (opzionale)
- Ritiro immediato (opzionale)
- Generazione dell’ordine verso il fornitore e il suo monitoraggio
- Gestione dei ritardi di consegna con avvisi al cliente finale
- Monitoraggio dello stato di evadibilità della commessa
- Consegna e gestione assistenze
- Gestione Contenziosi
Risultati The informatizzazione of documents e of the process ad essi legato ha portato vantaggi per gli esecutori operativi, sia da un punto di vista di semplificazione del lavoro, sia dal punto di vista del controllo e monitoraggio delle attività da parte della direzione, riducendo gli errori,minimizzando la quantità di carta prodotta e garantendo un livello di servizio migliore.
Inoltre, la gestione informatizzata del processo per la raccolta di dati sensibili sulle prestazioni del sistema stesso, evidenziando eventuali aspetti non ottimali del ciclo di vendita al cliente, in modo da poter apportare correttivi attività ove necessario.
I processi informatizzati secondo quanto descritto fino a qui hanno portato, a perimetro omogeneo, alla riduzione del 20% del carico di lavoro.
L’investimento effettuato è recuperato in 17 mesi, misurato sui benefici economici in termini di ottimizzazione risorse dedicate al processo.
Prossimi sviluppi
Possibilità del cliente di visualizzare tramite un portale web la situazione del suo ordine, aprire una richiesta di garanzia, inserire le comunicazioni verso l’azienda, scaricare la fattura o caricare i documenti per i finanziamenti. Partner: PRAGMOS
