Documenti vendita auto, gestione pratiche attraverso task

Esigenza L’esigenza era quella di controllare in modo efficace e completo le procedure di approvazione dei documenti vendita auto.

L’iter di approvazione per la vendita di veicoli nuovi e usati è caratterizzato da numerosi passaggi e coinvolge numerosi attori che sono chiamati ad interagire con la documentazione relativa alle singole pratiche, approvando e validando il processo. Realizzazione La procedura per la gestione dei documenti vendita auto, eseguita attraverso l’utilizzo di ARXivar, è costituita diverse fasi:

1. l’archiviazione automatica a sistema della proposta di acquisto genera, attraverso un processo, la creazione della relativa pratica nel software, ADA.DPM
2. l’utente incaricato per la gestione della pratica (il venditore) riceve un task sul proprio profilo dove viene richiesto di allegare tutti i documenti vendita auto necessari per consentire l’avanzamento del processo (per esempio il modello NP2, il modello di perizia, il libretto di circolazione, il bollo, il certificato di proprietà, ecc.)
3. Subito dopo, è possibile inserire la proposta d’acquisto firmata dal cliente, procedere in automatico alla validazione dei documenti integrati ed effettuare un’eventuale approvazione, gestita dal responsabile delle vendite che riceve il task sul proprio profilo anche in mobilità. È lui, infatti, che può visionare tutta la documentazione confermando o rifiutando la pratica, in modo tale che, se approvata, la validazione e le attività finali vengano notificate direttamente al back-office sui profili indicati
4. Il documento o arriva al back-office o ritorna in carico al commerciale di riferimento con l’indicazione della causale di rifiuto.

Risultati Grazie alla possibilità di verificare nel dettaglio lo stato di avanzamento di ogni pratica, identificando i documenti necessari, è possibile:

• aumentare il grado di controllo su ogni singola pratica
• in caso di ritardi è possibile individuare immediatamente la causa e la fase in cui il processo si è fermato
• i task consentono una gestione rapida e dematerializzata del processo, semplificando le fasi di approvazione e validazione, in modo da rendere disponibili al back-office tutti i documenti  vendita auto necessari per procedere con l’ordine del veicolo o l’approntamento se già presente.

Partner: ADAWEN