Esigenza: Il cliente aveva la necessità di avere una soluzione che gli consentisse di governare in modo centralizzato l’intero processo di MAV e Bollettini Freccia, dall’emissione all’ invio, fino alla conservazione.
Questa esigenza comporta la necessità di trattare documenti di pagamento spesso generati al di fuori dei sistemi aziendali, come nel caso delle banche.
In origine, la gestione dei MAV era interamente affidata ad un istituto bancario, che si occupava sia della generazione dei MAV sia del loro invio agli utenti finali. Il cliente non aveva controllo sul processo di invio né accesso diretto ai documenti trasmessi.
Questo modello comportava diverse criticità operative. In caso di smarrimento del MAV da parte dell’utente, il cliente non aveva la possibilità di recuperare o rinviare il documento. Inoltre, non era disponibile uno storico degli invii né uno strumento per verificare quando e come un MAV fosse stato recapitato. Infine, il cliente non poteva scegliere canali di invio alternativi in base ai recapiti disponibili dell’utente (PEC, email, posta tradizionale).
Le principali esigenze erano:
- tracciabilità e storico degli invii;
- controllo delle attività svolte;
- disponibilità nel tempo per eventuali rinvii;
- flessibilità nelle modalità di recapito.
Realizzazione: La soluzione prevede l’acquisizione automatica del file prodotto dalla banca o dal sistema gestionale contenente gli avvisi di pagamento. Le stampe in formato PDF vengono interpretate dal sistema, suddivise in singoli documenti e archiviate in modo strutturato, ciascuno riferito a uno specifico destinatario.
Contestualmente, il processo gestisce la canalizzazione degli avvisi secondo il metodo prescelto — PEC, email, stampa tradizionale o postalizzatore — assicurando che ogni documento venga correttamente associato al canale di invio definito e mantenendo coerenza tra il documento archiviato e quello effettivamente recapitato. Risultati: Grazie a questo approccio, il cliente ha ottenuto una gestione completa e governata dei MAV e dei Bollettini Freccia, con la certezza di disporre sempre di una copia digitale del documento inviato, anche quando l’elaborazione iniziale avviene presso soggetti terzi.
Ciò consente non solo il rinvio del documento in caso di necessità o a ridosso della scadenza, ma anche la consultazione storica e il controllo delle attività svolte.
Il risultato finale è un processo più sicuro, efficiente e trasparente, che riduce i rischi operativi e migliora la qualità complessiva del servizio offerto. Partner: SC&R
