Esigenza Il cliente ha manifestato la necessità di ottimizzare il processo di gestione del protocollo informatico in entrata, in uscita, e interno, standardizzando i flussi di invio, ricezione e smistamento.
Gli obiettivi del progetto comprendevano:
- un’adeguata gestione dell’organigramma aziendale;
- la migrazione su una soluzione Web;
- standardizzazione dei flussi di archiviazione per tutti i tipi di corrispondenza in entrata (mail istituzionali, PEC, Raccomandate A/R);
- automatizzazione dei processi di protocollazione e smistamento della corrispondenza PEC/PEO in entrata;
- normalizzazione dei flussi in uscita e gestione delle approvazioni;
- parallelizzazione delle fasi di invio – spedizione secondo i canali a disposizione (PEO, PEC o invii cartacei tramite postalizzazione);
- relazioni logiche tra i documenti di protocollo;
- applicazione delle riservatezze in base alla struttura gerarchica;
- una gestione delle riservatezze dedicata ai documenti riservati (Comunicazioni HR)
Realizzazione Partendo dall’esigenza manifestata, è stato possibile realizzare un modello integrato e scalabile che consente di governare i flussi documentali nell’ambito della gestione del protocollo informatico.
Gestione dell’organigramma aziendale:
- Centralizzazione della gestione organigramma in SAP, sincronizzato con ARXivar grazie ai metodi di export – import implementati;
- I profili organigramma consentono la gestione delle relazioni tra gruppi e la manutenzione dei parametri funzionali;
- Struttura organizzativa consultabile mediante apposita vista.
Migrazione su piattaforma Web: le funzionalità di ARXivar consentono di creare un vero e proprio portale, al quale gli utenti possono accedere liberamente da qualsiasi device, sia da browser che da App mobile.
Standardizzazione dei flussi di archiviazione per tutti i tipi di corrispondenza in entrata (mail istituzionali, PEC, Raccomandate A/R):
- Maschere avanzate per la profilazione manuale assistita;
- Monitoraggio caselle PEC o PEO istituzionali;
- Canalizzazione della corrispondenza all’interno di un unico flusso di protocollo standard.
Automatizzazione delle fasi di archiviazione, protocollazione e smistamento della corrispondenza PEC/PEO in entrata:
- Archiviazione automatica dei messaggi di posta con estrazione degli allegati;
- Protocollazione e smistamento automatici dei messaggi ricevuti da indirizzi PEC specifici di reparto;
- Possibilità di attivare la protocollazione presidiata per tutte o solo determinate caselle;
- Opportunità di ulteriori smistamenti a più livelli (responsabili, interi gruppi o singolo utente) in maniera automatica e manuale;
- Adeguata gestione delle riservatezze gerarchiche.
Normalizzazione dei flussi in uscita e gestione delle approvazioni:
- Configurazione centralizzata dei modelli di corrispondenza in uscita tramite maschere dinamiche a compilazione assistita;
- Gestione automatica del processo approvativo;
- Gestione automatica delle diverse modalità di firma elettronica (FES, FEA, FEQ);
- Gestione invio e protocollo nelle diverse modalità:
– Unico protocollo ad unico destinatario;
– Unico protocollo a destinatari multipli (rapporto 1 a N);
– Protocolli multipli a destinatari multipli (in rapporto 1 a 1).
Possibilità di parallelizzare le modalità di invio della corrispondenza per lo stesso protocollo in uscita.
Funzioni custom di monitoraggio esiti spedizioni.
Riconciliazione automatica delle ricevute PEC e gestione dello stato di invio.
Integrazione diretta mediante chiamate API-Rest con provider di postalizzazione per l’invio automatico di corrispondenza cartacea in modalità HR, posta semplice, posta prioritaria.
Organizzazione dei documenti:
- Fascicolazione automatica;
- Gestione delle riservatezze gerarchiche in base alla struttura dell’organigramma;
- Gestione dei protocolli riservati con riservatezze di accesso esclusive (ad esempio comunicazioni HR che meritano accesso esclusivo del solo ufficio addetto).
Gestione della Conservazione a Norma dei documenti protocollati.
Logging personalizzato. Risultati Grazie alle funzionalità disponibili in ARXivar è stato realizzato un potente strumento mediante il quale il cliente può gestire in maniera centralizzata i documenti delle diverse società garantendo la sicurezza delle informazioni e l’integrità dei flussi. La distribuzione dei documenti e le operazioni consentite agli utenti sono governate coerentemente alla società di competenza, alle mansioni/ruoli di ognuno e dalla struttura dell’organigramma.
Sono stati raggiunti importanti risultati in ambito di:
- Manutenzione dell’organigramma grazie alle funzionalità di import opportunamente parametrizzate;
- Standardizzazione dei metodi, pieno controllo del timing dei flussi e ottimizzazione dei processi;
- Razionalizzazione e ottimizzazione dei flussi di smistamento, migliorando sia la qualità che l’efficienza;
- Tracciabilità delle operazioni svolte dagli utenti e monitoraggio puntuale delle spedizioni;
- Conservazione a norma in conformità alle linee guida, che garantisce validità giuridica ai documenti;
- Solidità e sicurezza agli archivi, conferita dalla matrice delle riservatezze. Questi archivi sono governabili dagli amministratori di sistema per tutto il ciclo di vita dei documenti;
- Modularità e scalabilità della soluzione grazie allo sviluppo completamente in modalità micro servizi.
Partner: Lutech