Esigenza
Come centralizzare la gestione delle PEC e automatizzare la protocollazione delle comunicazioni in un gruppo composto da 60 società?
Per un importante gruppo aziendale, la gestione delle comunicazioni PEC in entrata e in uscita rappresentava un’attività complessa, caratterizzata da procedure non omogenee, attività manuali e difficoltà nella distribuzione e nel monitoraggio dei documenti. Gli uffici Amministrazione e Segreteria dovevano gestire manualmente le PEC, acquisire gli allegati e provvedere alla protocollazione e allo smistamento delle comunicazioni verso i referenti aziendali.
Sebbene fosse già presente la piattaforma ARXivar Document & Workflow Platform, i processi necessitavano di un’evoluzione per garantire una gestione documentale centralizzata, tracciabile e uniforme tra le diverse società, includendo anche la holding.
L’obiettivo era digitalizzare l’intero processo di gestione PEC e protocollo informatico, automatizzare le attività ripetitive, migliorare la distribuzione delle informazioni e velocizzare la ricerca dei documenti attraverso l’Intelligenza Artificiale.
Realizzazione
Grazie alla collaborazione con Talea Consulting, il gruppo ha potenziato la piattaforma ARXivar Document & Workflow Platform, realizzando un sistema integrato per la gestione centralizzata delle PEC, la protocollazione automatica e la ricerca intelligente dei documenti.
Il progetto si è sviluppato attraverso tre interventi principali.
1. Centralizzazione e automazione della gestione PEC
L’integrazione del Connettore PEC con ARXivar ha permesso di riunire le caselle PEC aziendali in un’unica interfaccia, consentendo di gestire, monitorare e inviare comunicazioni direttamente dalla piattaforma. Il sistema riconosce automaticamente le diverse tipologie di messaggi PEC, gestisce le ricevute di accettazione e consegna, segnala le anomalie e permette l’estrazione automatica degli allegati da avviare alla protocollazione.
2. Digitalizzazione del protocollo informatico
Attraverso l’ottimizzazione dei flussi di lavoro ARXivar, il processo di protocollazione delle comunicazioni in ingresso e in uscita è stato automatizzato ed esteso anche alla holding. I documenti vengono classificati e distribuiti in base al titolario aziendale, indirizzandoli ai referenti e alle aree di competenza. Un sistema di registrazione delle attività e notifiche permette inoltre di identificare gli utenti che non hanno ancora visualizzato le comunicazioni, migliorando controllo e tracciabilità.
3. Intelligenza Artificiale per l’analisi e la ricerca documentale
L’introduzione dei moduli AI di ARXivar ha ulteriormente potenziato la gestione delle informazioni:
- ARXivar AI Analyze: estrae automaticamente dati e informazioni dai documenti da protocollare, riducendo le attività di inserimento manuale.
- ARXivar Semantic Search: permette di ricercare i documenti in base al loro contenuto e significato, superando i limiti delle ricerche basate esclusivamente sui
- ARXivar Chatbot: supporta gli utenti nell’analisi generativa delle informazioni contenute nella documentazione aziendale, facilitando la consultazione e il recupero dei dati.
L’integrazione tra automazione dei processi e Intelligenza Artificiale ha trasformato la gestione delle comunicazioni in un processo digitale più rapido, strutturato e controllabile.
Risultato
Un progetto che coinvolge centinaia di utenti e gestisce ogni mese migliaia di comunicazioni e documenti, con risultati concreti in termini di eSicienza operativa.
I principali KPI del progetto:
- 605 utenti coinvolti nell’utilizzo della
- 736 PEC gestite mediamente ogni mese su 40 società del
- 869 protocolli gestiti mediamente ogni mese su 46 società.
- –50% del tempo dedicato alla gestione e ricerca di dati e documenti grazie al supporto dell’Intelligenza Artificiale.
I vantaggi ottenuti:
- Gestione centralizzata: un’unica interfaccia per amministrare le PEC e un archivio documentale condiviso.
- Automazione dei processi: riduzione delle attività manuali di acquisizione, protocollazione e distribuzione delle comunicazioni.
PARTNER
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 20 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.