Esigenza Le esigenze di mercato hanno condotto la direzione commerciale del nostro cliente a valutare il progetto di adozione di una piattaforma di gestione documentale ad uso commerciale e non solo.
L’obiettivo dell’azienda cliente era di rendere più efficace ed efficiente il processo di gestione delle attività della direzione, convenzionalmente definita “Configuration Platform” (CFPF). Realizzazione Il progetto è stato realizzato implementando la soluzione ARXivar NEXT per l’Area Commerciale relativamente a:
- Gestione Anagrafica: la funzione “Gestione Anagrafica” permette all’utente membro del gruppo Sales Support di gestire il popolamento di un’anagrafica dedicata al reparto commerciale, al fine di avviare una nuova trattativa
- Gestione Documentazione Anagrafica: per ogni nominativo in anagrafica è sempre possibile archiviare documentazione anagrafica tramite apposite maschere di profilazione suddivisa tra Documentazione Anagrafica Pubblica e Documentazione Anagrafica Privata.
- Gestione Trattativa commerciale: tramite maschera di profilazione, l’utente preposto procede inizia con l’apertura della trattativa commerciale selezionando il Nominativo dall’Anagrafica. ARXivar assegna in automatico un numero progressivo alla scheda trattativa, della quale vengono gestiti i vari “stati”. In questa fase, a seguito dell’approvazione della trattativa, ARXivar assegna un task (Generazione Offerta Commerciale) agli utenti preposti con la modalità di presa in carico, per la generazione e per la gestione di un’offerta commerciale, mettendo a disposizione le varie informazioni utili alla gestione della valutazione e tutta la documentazione generata ed archiviata.
- Gestione Contratti e Polizze: in questa fase viene consentita la Generazione Contratti e/o Polizze agli utenti membri del gruppo “Compliance” con la modalità di presa in carico. Il task contiene un riepilogo delle varie informazioni utili alla gestione della valutazione e tutta la documentazione generata ed archiviata fino a questo momento. L’utente genera e compila la documentazione richiesta (Contratto e/o Polizza) e nella fase successiva attende la documentazione firmata dal cliente in modo da poter chiudere il task.
- Gestione Prodotti e Tariffe: in questa fase, ARXivar assegna un task (Listini – Prodotti e Tariffe) agli utenti preposti con la modalità di presa in carico, per completare i dati di contratti e polizze con i relativi prodotti e tariffe. Implementata procedura per import files Listini con possibilità di associazione listini ai contratti.
Sono state configurate diverse classi documentali e relativi metadati.
Inoltre, ogni area di azione, è coordinata e relazionata tramite un processo logico mediante l’utilizzo di appositi workflow procedurali.
La soluzione, in stretta collaborazione con il fornitore ERP del cliente è stata integrata con la piattaforma Dyn 365. Risultati A seguito dell’implementazione di questa soluzione, l’azienda cliente ha riscontrato numerosi benefici, tra cui:
- organizzazione centralizzata;
- eliminazione documenti cartacei, rendendo il processo totalmente paperless;
- consultazione più dinamica e veloce della documentazione;
- ottimizzazione dei processi approvativi interni;
- ottimizzazione del controllo tempi di lavorazione.
Partner: Mastercopy
