Esigenza
Operando in un settore altamente specializzato, caratterizzato da processi articolati e da una gestione documentale trasversale a diverse funzioni aziendali, la realtà ha avviato un percorso di digitalizzazione per migliorare l’efficienza operativa, la tracciabilità delle informazioni e il controllo dei processi.
Il progetto nasce dalle esigenze di un’azienda italiana specializzata nella distribuzione di dispositivi medici e tecnologie biomedicali avanzate, a supporto di ospedali e strutture sanitarie pubbliche e private.
Digitalizzare e ottimizzare la gestione dei documenti aziendali, superando la frammentazione delle informazioni e le attività manuali che rallentano i processi operativi e approvativi.
L’esigenza nasce dalla necessità di gestire in modo centralizzato diverse tipologie documentali, tra cui ordini, DDT, fatture, documenti fiscali, note spese e documentazione tecnica, garantendo una maggiore integrazione con il sistema ERP aziendale.
- Automatizzare i flussi documentali e approvativi, riducendo tempi di gestione ed errori manuali.
- Migliorare la tracciabilità delle operazioni e il controllo sullo stato dei documenti.
- Centralizzare le informazioni, facilitandone ricerca, consultazione e condivisione tra reparti.
- Garantire una gestione strutturata della conservazione elettronica dei documenti fiscali.
- Favorire efficienza operativa e rispetto delle policy aziendali.
Realizzazione
NuBeTech ha definito un progetto di digitalizzazione documentale basato su ARXivar Document & Workflow versione READY, piattaforma cloud per la gestione documentale e l’automazione dei processi, integrata con Microsoft Dynamics 365 Business Central.
La soluzione prevede la centralizzazione e l’organizzazione dei documenti attraverso una struttura informativa dedicata, con classi documentali e metadati. L’integrazione con l’ERP, supportata dal connettore ORIGINS DocPilot di NuBeTech, è finalizzata a collegare i documenti ai relativi processi gestionali.
- Fascicolazione digitale automatica della documentazione relativa a clienti e fornitori.
- Configurazione di workflow approvativi con firma per digitalizzare i processi autorizzativi.
- Gestione centralizzata di documenti commerciali, amministrativi, tecnici e note spese.
- Configurazione del connettore per la conservazione elettronica dei documenti fiscali.
- Personalizzazione delle interfacce e formazione degli utenti chiave.
Risultato
L’implementazione di ARXivar Document & Workflow versione READY integrato con Business Central ha trasformato la gestione documentale in un processo più efficiente, controllato e collaborativo.
- Efficienza operativa: meno attività manuali e tempi di archiviazione, ricerca e approvazione.
- Controllo e tracciabilità: maggiore visibilità sui flussi documentali e sulle approvazioni.
- Integrazione tra sistemi: meno duplicazioni e informazioni più coerenti.
- Collaborazione tra reparti: condivisione più semplice e strutturata dei documenti.
- Conformità e sicurezza: supporto alla conservazione elettronica e alle policy interne.
- Scalabilità: soluzione cloud pronta a evolvere con le esigenze documentali.
Un progetto che va oltre la digitalizzazione dell’archivio, trasformando la gestione documentale in un processo integrato con l’ERP, a supporto dell’efficienza, della collaborazione e della governance aziendale.
NuBeTech
NuBeTech S.p.A è un partner tecnologico di riferimento per le imprese, specializzato in soluzioni digitali su misura, innovative e affidabili. Con oltre 150 collaboratori e 5 sedi in Italia (Milano, Bergamo, Genova, Padova, Treviso), supporta le aziende nella trasformazione digitale, promuovendo innovazione, efficienza e crescita sostenibile.
L’offerta di NuBeTech (Microsoft Solutions Partner) si concentra su quattro aree strategiche:
- Business Application: sviluppo e implementazione di ERP, CRM e applicazioni personalizzate per ottimizzare i processi aziendali e migliorare la gestione delle risorse e dei clienti.
- Modern Work & Collaboration: soluzioni basate su Microsoft 365 e Power Platform (Teams, SharePoint, Power BI, Power Apps) per aumentare la produttività e facilitare la collaborazione ovunque ci si trovi.
- Data Analytics & AI: strumenti di Business Intelligence e Intelligenza Artificiale per trasformare i dati aziendali in insight strategici e supportare il processo decisionale.
- Roll-out internazionali & gestione ecosistema software: esperienza in progetti ERP multi-country e nella gestione integrata di sistemi come MES, WMS, TMS, PLN, APS e MRP, con un forte know-how nel settore manifatturiero.